外贸新人应该注意的一些邮件小技巧

邮件的群发和独显

这个点对于外贸新人特别要注意了，很多时候可能你的疏忽大意就忘记设置了独显功能而把大量的群发客户邮箱都共享给了别人，包括你的竞争对手。所以这个点非常重要，切勿犯这种低级错误。

尽量少用全部大写

在国外文化里，大写意指大喊，在投诉的邮件里常见。无端端使用过大写，是对对方很不尊重，很不礼貌的行为。我们想用大写来特意的突出强调我们的一些点，可以通过部分的大写来表达。

比如：

1, 起强调作用，比如Please treat it as URGENT. 强调事件紧急。

2, 醒目，让客户注意得到，比如This model is with ONE YEAR'S WARRANTY. 这个型号1年保质期，突出保质期为1年。

注意书写的标点及规范

这个书写标点我们经常会忽视，其实这个点也是体现我们书写规范水平的一个重要点。比如说逗号后面要空一格，句点直接连接整句最后一个单词，该换行的时候就得换行，首字母大写等等。

字体加粗的用法

很多时候我们总想加粗自己想让客户看到的点，而忘记你的邮件是给客户看的，客户在乎的是客户所在乎的内容。

请看以下例句：

× To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

√ To ensure that you receive the goods by your requested date, please arrange the payment as soon as possible.

客户肯定想看到是底下的一句，因为这样体现的是你在为客户着想。

邮件主题的变动

比方话题Inquiry for backpack 是客人发给你的，那么你回邮件 Re:

(是回复邮件自动生成的格式）后面可以加Re: backpack Offer-20190816 书包报价，这样就有一个互动形式了，客人询价，你回复报价。

紧接着：客人回复：Re: Re: (第二遍回复了，故两个Re:) Backpack Offer-20190816，他要确认订单了，让你做PI。

那么你可以回复，去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停，Re: Sale Note for Backpack +PI 号或者PO号，以此类推，等到比如货做好了，那么改为Re: Goods are ready for shipment.

这样当客人看到主题，都可以大概的知道到邮件的内容。因为很多国外的大客户确实是非常忙，如果你能让他效率变得更高他会更乐意跟你长期合作。

注意附件的文件名

邮件多附件的时候，请在邮件里跟客户沟通清楚，比如你的附件为装箱单，发票，产地证明，邮件应为：

I am attaching herewith the following documents for your confirmation:

1. Packing list

2. Commercial Invoice

3. Certificate of Origin

图片命名：

1. Packing list

2. Commercial Invoice

3. Certificate of Origin.

做到及时回复

I will revert as soon as I reach my office.

一到公司，会马上回复。

Currently, I'm at the fair. I will get back to you by tomorrow.

现在我在展会上，明天之前回复到你。

总而言之，漠视对方的邮件是不明智的。如果客户在邮件里有具体明确的要求，即便无法当即完成，也应该大致告知可以完成/提供的时间，或者你们当前需要做的努力。

不要用太复杂的语法

永远要记得打动客人的是真诚/易懂的内容，而非高级的语法句子。不同国家的客户，邮件风格应当因地而异。

千万别对着母语非英语的客户，尤其中东/南美客户，说复杂的长句。能一句话说明的，别绕来绕去，用高级句型。

有时候尝试用客户的母语去回复会得到不一样的回复。

邮件长短适中

邮件到底是长而详尽，还是精短扼要。

其实正常情况下，根据客户的邮件风格是最好的。倘若客户很热情，喜欢和你在邮件开头寒暄打招呼，邮件内容也会很细致答复你，那你的邮件风格可以与他一致，让他觉得你也很热情。而非对方花了很多时间写邮件给你，你回复ok, will do，不要让客人觉得是热脸贴冷屁股。

有时候客户惜字如金，且直奔主题，那你也应当简明精要的去回复他要的内容。

恰当的结束语

期待对方回邮：（如下表达供你参考）

1.  Look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.

2.   I'm looking forward to your reply.

3. We look forward to a successful working relationship in the future.

4. Please advise as necessary.

5. I would appreciate your immediate attention to this matter.

提醒对方如需帮助，请告知：（如下表达供你参考）

1. If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.

2. If you require any further information, feel free to contact me.

3. If you require any further information, let me know.

4.  Please feel free to contact me if you need any further information.

5.   Please let me know if you have any questions.

6.   I hope the above is useful to you.

7.  Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

8.  Please contact me if there are any problems.

9.  Let me know if you need anything else

10. Drop me a line if I can do anything else for you.

（来源：汉可外贸）
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