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中小企业如何解决食品采购挑战,精简采购流程?

对中小企业而言,食品采购是最常遇到的挑战或许是时间和资源的不足,如何简化?

中小企业如何解决食品采购挑战,精简采购流程?

食品采购是供应链管理的重要环节本质是在最佳时间以合适的价格购买准确数量的食材。

这听起来很简单,但食品采购员往往面临着诸多挑战,例如处理易腐产品、不稳定的供应和价格、严格的法规,以及消费者需求的变化。但对中小企业而言,最常遇到的挑战或许是时间和资源的不足。

一、中小企业采购时面临的主要挑战

1、缺少时间和资源

大多数小型企业结构简单,资源有限,往往一人身兼数职。因此,业务职能的专业化程度较低,食品采购最终被置于次要地位。

2、兼顾成本与质量

小型企业缺乏大型企业所具备的市场影响力和规模经济,很难获得低价资源。同时还面临着商品价格和运输费用的波动,因此很难在保持一定质量的同时控制成本。

3、跟上消费者的需求

中小企业还需要紧贴新的消费趋势,以保持竞争力。这必定会增加产品组合的复杂性,以及开发成本。

同时,企业面临着满足消费者日益增长的卫生和环境需求的压力。越来越多的消费者希望产品及其供应链的可追溯性更有保障。

4、供应链中断的问题

麦肯锡在 2020 年第二季度进行的一项调查显示,73% 的供应链高级管理人员遇到了供应商库方面的问题,75% 则面临生产和分销方面的问题。

在目前的情况下,边境封锁、工厂关闭导致供应中断,全球供应链的脆弱性显而易见。被迫更换供应商会影响产品的稳定供应,企业可能不得不为此重新设计菜单或产品目录。

5、掌握不同市场的法规和安全标准

食品法规、食品安全标准以及进出口法律会定期更新,从海外供应商采购产品的人员因此面临更大的负担。通常需要准备大量的文书材料和报告,很容易混乱,整理也非常耗时,特别是在涉及多个市场的情况下。

然而,机遇和挑战并存。加拿大商业发展银行的数据显示 ,中小企业用于采购原材料或服务的资金通常占其销售额的 45% 至 65%2。因此,精简食品采购流程可大幅削减企业的成本。

三、招助您优化采购流程

1、利用标准作业程序 (SOP) 建立架构

恰当的采购流程对于小型企业而言大有裨益。企业不一定需要斥资购买最先进的电子采购软件或预测规划软件,但要建立清晰的采购流程。

操作起来可以非常简单。例如,将所有采购订单妥善存档,核对订单与到货和发票是否一致。企业密切监测库存情况,制定相应的采购和收货流程,可以更有效地掌控库存。还可以考虑将合同条款和产品规格细节纳入记录中,以便日后参考。

2、采购战略与商业目标保持一致

制定一个目标明确、符合企业市场定位的采购战略。例如,如果企业定位是低成本提供商,那么降低成本就是采购战略中的优先事项。

同理,如果您的重点是客户满意度,质量则是选择供应商的关键指标。而如果企业核心优势是向市场推出新产品,那么交货期和创新便至关重要。

无论短期和长期战略如何,总要留出灵活的空间,以满足不断变化的消费者需求。使用 ABC 分析 等方法定期分析库存,有助您确定核心产品,并通过调整优先级或引入新产品线,更有效地管理成本。

3、善用技术,优化资源

自动化技术和商业数据能帮助我们更直观地了解库存状态,优化采购计划,减少浪费。不妨考虑投资应用数字采购系统,有助于根据客户需求和现有库存规划采购预测或提出采购建议。

此外也有一些成本更低的选择,例如微软 Excel 就提供了一些基础的内置模板,可用于跟踪库存和采购、评价供应商、分析趋势等。

另一个值得探索的方向是将采购工作转移至网上。过去,贸易展会是结识新供应商的场所。但如今,正如消费者转向网购,B2B 贸易平台 也提供了便捷可靠的方式,方便企业寻找新产品和供应商。

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4、打造强大的供应商库,控制质量和成本

强有力的供应商合作关系颇有裨益,可以节省企业的时间和资源。在多个地域市场中寻找供应商,实现多样化,建立起强劲的供应商网络,从而能游刃有余地应对供应中断的影响。

寻找具有相似目标和价值观的可靠供应商。例如,供应商是否有严格的质量控制流程?如何处理产品质量问题?如何对待工人?他们过去在按时交货方面的表现如何?

一旦找到了合适的供应商,专注于建立长期稳定的合作关系。与供应商保持密切联系,长远而言有助于降低采购成本。

5、考虑外包采购工作,加速扩大规模

对较小的企业而言,采购外包是一个可行的选项。其能提供专业技能(如运营知识、供应商筛选),节约您的时间和资源。外包还有助于整合采购,以获得更优惠的价格,进一步节约成本;还能让企业适应不断变化的市场环境,迅速扩大规模。

信达雅Trustana这样的合作伙伴能够提供将食品进口至当地市场 的相关指引,以及跨品类的市场洞察,让您的采购战略和基准比较工作增值,助您得心应手地驾驭复杂的市场。

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总结:精简采购流程可促进利润增长

食品采购是企业的一项战略职能。持续改善此流程,无论是多么微小的改进,都有机会节约成本,提升收益。采购是企业运营的支柱,直接影响企业的利润和声誉,因此采购战略应密切配合商业目标。

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参考资料:

1. https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/resetting-supply-chains-for-the-next-normal

2. https://www.bdc.ca/en/articles-tools/operations/purchasing/best-practices-buying-goods-services

3. https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/operations-management/abc-classification/

(编辑:江同)

(来源:信达雅Trustana)

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