2个技巧，让你的邮件回复效率翻倍！

图片来源：图虫创意

在外贸业务中，邮件沟通是我们最常用的一种。

如果一封邮件中，我们不能把客户的问题回复清楚，沟通无法做到高效，会让客人对业务员的专业水平有看法，从而造成业务机会的耽搁或者失去等等。

这就要求我们在写邮件时，做到简洁、高效。

案例

以下是一位叫Simon的外贸朋友发过来的问题。希望我帮他看看，他的询盘回复，是否有需要改进的地方。

客户的询盘：

Hi Simon

We are looking for below two items,can you do them?If yes,pls send us the quotation and advise the lead time of samples and mass production.

Picture 1 & Picture 2 (客户发的图片，这里改用文字代替了）

Simon回复给客人的邮件：

Hi Jim

Kindly thanks your reply.

Attached our quotation for your review

Pls kindly find reply from us :

1. we can make two items as the below but please help me confirm the information:

(1) Regarding the first item,the information you give me is the picture one right?

(2) As another black clear glass(picture 2 i send to you) we also can make,but we need picture 2 specific information.

Attached our production like picture 2 for your review.

2.We will finish sample within 30 days once we received the deposit .

3.Regarding the mass production ,pls do trust us supply ability .We can 8000pieces pre month for the door and 20,000 square pre month for the window.

Any problem pls feel free to contact me .

Best Regards

Simon

问题拆解

对于不同问题的回复，都会按行来写，条理清晰了很多。

但我觉得，回信中还是有些地方可以稍作改变，比如思路整理，无用的形容词和描述词做删减等，让邮件看起来更有条理，更简洁，能让客户更容易理解。

第一步，先对邮件做问题拆解。

这种方法，不管对于多么复杂的邮件，我们都可以这么去拆分，再回答，思路会清晰很多。

比如上面客户的邮件中，我一共找到了客户需要我们回答的3个问题：

Q1:客户问我们是否能做以下两款产品

Q2:如果我们能做，需要报价

Q3:样品和大货的发货周期

Simon的回复邮件中，对第一个问题做了回复，也提出了自己关于产品的问题。

第二个问题，他对产品做了报价，是对客人做了回复的。

我这里有个疑问：第一个问题回复中，他对产品有疑问，他这个报价又是基于什么来报价的呢？

如果对客户需要报价的产品细节不明白，我建议，可以等先问清楚了再报价，做到报价准确。

第三个问题，他只解答了样品的发货周期。对于批量产品交期的问题，没有解答。虽然他描述了自己公司的产能，但并没有让客户得到他想要的答案。

建议

为了让我们的回复更加清晰、有条理，我下面推荐两种询盘回复方法：

第一种是问题回复法

第二种是承前启后法

我们先说第一种。何谓问题回复法，就是在回复邮件中，将客人的问题写上去，直接在问题后面回复。

问题回复法，在我们与客户讨论产品细节时，经常用到。

比如下面这封邮件：用了三种颜色的字体，代表这个产品细节的沟通，是通过三封邮件，由不同的人来确认和回复，直到细节沟通明白。

用这种方法回复邮件，可以让我们在最后一次沟通中，看到我们前面沟通的所有细节，避免遗漏。

所以上面这位朋友的回复，我们可以这样改进：

Hi Jim

Noted with thanks for your inquiry .Pls find our reply in blue:

1.we are looking for below two items,can you do them ?Yes we can do them.But we have below two questions for your confirmation:

(a) Attached picture one is same as the first item ? （附件做图示备注可以更清晰）

(b) Coulld you pls send us the specific information for the black clear glass(in picture 2 )?

2.If yes,pls send us the quotation :no problem.The quotation will be sent to you once received your confirmation on the product details.

3.the lead time of samples:30 days on receipt of deposit

4.the lead time of mass production:45 days for reorder ,60 days for first order on receipt of deposit.

We are confident of the production capacity with 8000 pieces for doors and 20,000 square for window pre month in our company.

Looking forward to your earlier reply.

Any problem pls feel free to contact us .

Regards

接下来，我们来看第二种回复邮件的方法：承前启后法

何谓承前启后，即先回答完客户的问题，让客户快速找到他想要的答案，接着再提出我们的问题。

这样即完成了上一封邮件的问题，同时可以用我们的问题，让客户开启下一封邮件，最后将问题讲清楚，让客户能很快做出下一步的业务计划。

用这种方法，Simon的邮件，我们可以这样写：

Hi Jim

Noted with thanks for your inquiry.

1.we can make the two items according to your request.The quotation will be sent to you asap .

2.Sample lead time:30 days on receipt of deposit.

3.mass production lead time:45 days for reorder ,60 days for first order on receipt of deposit.

We are confident of the production capacity with 8000 pieces for doors and 20,000 square for window pre month in our company.

But we have below questions before quotation,pls kindly confirm back:

(a) Attached picture one is same as the first item ?

(b) Coulld you pls send us the specific information for the black clear glass(in picture 2 )?

Looking forward to your earlier reply so that we can quote you asap.

Any problem pls feel free to contact us .

Regards

总结

我们写完邮件后，建议站在客户的角度，自己再读1-2遍，一方面是为了检查语法或者内容，是否有错误，另一方面，看看所有的细节是否有回复清楚，避免遗漏。

写好英文邮件，要求我们具有良好的英文阅读能力，能理解客户表达的意思，同时也需要具备良好的写作功底，才能与客户做好沟通工作。

所以，想成为一名优秀外贸人，我们需要保持不断学习的好习惯，不断进取，打造良好的基础，才能为我们的业绩添砖加瓦。

（来源：阿里巴巴外贸圈）

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