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这些细节不注意,一切等于白忙活!

份专业的报价单,至少应该包含报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。

这些细节不注意,一切等于白忙活!图片来源:图虫创意

在竞争愈发激烈的后外贸时代,帮客户省心,就是帮我们自己争取机会,有时候细节做到位了,客户自然对你有好的印象,拿下订单也就是水到渠成之事。在与客户的你来我往中,该如何从细节处入手,赢得客户的赞叹和信任呢?下面这些方面可一定要注意!

# 1及时回复&及时跟进

当我们接到客户询盘时,一定要注意及时回复,一方面,要让客户知道你的办事效率,感受到你对他的尊重,另一方面,货比三家是常态,客户一般都是通过广撒网的方式发送询盘,你慢一步,可能别人就捷足先登了。

当然,响应迅速并不代表不经大脑,在回复之前,首先要对询盘进行分析,询盘中提到的内容,务必一个不落地回答,没有提到的一些基本信息,也可以结合情况适当体现。

此外,也有必要对询盘背后的客户进行分析,可以花点时间到客户的网站了解一下,客户具体是做什么产品的,这样能让我们的回复更有针对性。

回复之后,也不意味着就可以坐等了,有时候在你等的过程中,可能客户就被别人抢走了,所以,对于客户,一定要有条理的跟进掌握跟进的频率和策略,在一次次跟进中取得客户信任。

# 2报价单完整专业

作为一种价格沟通的媒介,专业的报价单在任何客户眼里都是一项加分项。一份专业的报价单,至少应该包含报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。

而要想在诸多报价单中脱颖而出,这些细节一定要注意。

首先,尽可能细致地展现己方产品,一目了然更能吸引客户;

其次,报价单的命名一定是“公司名称+产品名称”,方便客户了解报价单信息,并快速统计、汇总和归档;

此外,可以在报价单中加入一些己方公司的信息,比如在抬头加入公司的标志、理念、口号等,提升公司形象;

最后,提供Word、PDF、JPEG 三个版本的报价单,Word版本便于客户直接修改,PDF版本更为正式,图片版本则为了防止客户打不开的情况。

总而言之,对于己方的报价单,要注意涵盖客户所需要的以及可能需要的所有信息,对于客户给到的报价单,要及时、完整、正确地填写。当我们把一个简单的报价单做到让客户挑不出毛病的时候,那离客户下单也就不远了。

# 3寄样细致丰富

样品是拿下订单的敲门砖,在寄样时,也有诸多值得注意的细节。

比如在打包时,样品最好用气泡纸包好,并用记号笔在样品上做好标记,以免客户拆包后与别家样品弄混;选择大小适宜的纸箱进行封装,并在空余的地方塞满缓冲物,避免运输过程中因碰撞而损坏货物;此外,最好在纸箱的上下方各垫上一块纸板,以防客户在开箱时划伤纸箱内的物品。

对于文件类的样品,则最好用塑料袋包好后再装进快递袋,并在塑料袋角落打孔,以防胀气和窒息危险。

这些细节不注意,一切等于白忙活!

寄样时所寄送的,不单单只是样品,最好随附上名片、样本、报价单、专业的样品标签、样品发票等,这些都有利于增进客户对你的理解。

比如名片和报价单,多放一份用不了多少时间,却可以让客户在收到样品后第一时间想到你的信息,或者当客户想要联系你时能够通过名片联系上你,而不用再从海量的邮件中去搜寻你的信息,节省客户的时间。比如样本,在样品之外提供其他产品图册,有利于增进客户了解其他产品信息,说不定哪天客户有其他的需要呢。

# 4PI细节准确

用于邀请客户发出确定订单的形式发票,即PI,同样也是一门学问,要尽量细化和全面,避免引起由于合同不清,责任不明导致的贸易纠纷。

PI上一定要列清楚供应商及其联系方式,客户及其信息,价格条款、付款方式,成交方式(贸易条款),供应商收款银行信息,交货期(装运期),运输方式,货物明细、品名、数量、价格等以及其他双方约定事项,做到内容简洁、细节准确、商业条款清晰。

值得注意的是,在没有正式合同之前,PI往往起着约定合同基本内容以实现交易的作用,所以有必要的话要将可能产生分歧的条款一一详列清楚,要客户签回确认条款,以后真正执行合同时便可有所依据。

如果PI被用来做信用证,信用证上的条款便应与形式发票上的一致。因为PI涉及到后续的出口、报关,所以细节容不得一点差错,你能把所有细节做好,就已经很出彩了。

# 5邮件简洁明了

在外贸交易往来中,邮件几乎贯穿了始终,因此,邮件的发送也是非常值得注意的。

首先,邮件的标题非常重要,一定要简洁鲜明。一般可以用产品报价,也可以用客户求购的产品名称。

其次,在内容方面,发送给客户的邮件一定要条理清晰,如果客户邮件内容有五点,那么在复邮件时也要按点回复。此外,一定要精确,在写完之后,最好通读一遍,不管是时间、地点、价格、货号等数据或具体信息,还是字体、字号、拼写、语法、甚至标点,都要确保无误。

最后,若邮件需要带附件,那么附件的命名,一定要让客户能轻易看懂这是个什么文件,在另存为的时候也不再需要更改文件名。

另外需要注意的是,我们在发送邮件时,需要虑客户时差,最好能在客户上班的时间发送出去,保证信息传达的效率。总之,处理好邮件的细节不一定能带来订单,但一定能让客户更好地记住你这个人。

# 6了解商务礼仪

从事外贸活动,需要与不同国家的人打交道,了解各国的一些习惯、文化,以及国际通用的商务礼仪,能够避免不必要的麻烦及尴尬,让我们在与国外客户的交往中更加得心应手。

以见面礼为例,美国客户在正式场合见面,通常握手致意;与日本客户相处,在正式社交活动要鞠躬,两手放在膝上,并且频频弯腰;在波兰,常用的见面礼节有握手礼和拥抱礼;而双手合十礼,则盛行于印度、斯里兰卡、尼泊尔以及泰国、柬埔寨、缅甸等东南亚国家。

此外,不同国家的人有着不同的关注点,澳大利亚人更看重准时,因此在与之交往时,需要提前设置好闹钟;德国人以严谨著称,他们不喜欢在谈生意的时候开玩笑,因此保持认真严谨才是明智之举;俄罗斯人更看重耐心……

遵循基本商务礼仪和国际惯例,有助于提高个人业务素养和职业形象,毕竟,有时候看似很小的事情,都有可能成就或打破你与国外客户的商业关系。

# 7交往用心真诚

最后,也是最重要的一点,用心。外贸固然有着一套专业的流程与技巧,但归根到底还是人与人的交往,而交往就需要用心。或许你刚开始做外贸,没有任何经验,但你可以用心熟悉品牌、产品知识,用心与客户沟通,了解客户的需求,充分考虑客户的利益,让客户知道你是为了他着想,真诚为他服务,增加客户对你的好印象,增强客户对你的信任。有了信任,订单自然就来了。

获得客户的好感和信任,往往就是靠以上的这些细节体现,拿单也是靠做好这些细节,才有机会。

住每一次机会,注重每一个细节,长期积累,必能成功。

(来源:阿里巴巴外贸圈)

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