在美国发放薪资，和在国内没有太大的不同。

但因为两地的法律法规有所不同，所以落实到具体的操作上，不加以注意的话，即使是发放薪资，也容易产生合规上的问题。

01 什么是薪资处理？

这是一个计算总工资、确定预扣金额，并向员工和国税局IRS以及州政府发放款项的过程。

无论公司是选择供应商，还是自己聘请员工处理薪资，最关键的事情，就是正确计算所有税款。

美国的各类预扣税款又多又复杂，跨境卖家想要弄清楚相关政策，会花费很多精力，如果资金允许，建议还是向专业机构寻求帮助。

02 如何顺利发放薪资？

发放薪资前，公司还要提前做好两件事情。

第一件事情，是确认每位员工都正确填写了W-4表格。

W-4表格记录了员工的婚姻状况、是否赡养老人，以及子女的情况等等，是公司准确预扣薪资税的重要依据。

第二件事情，是确立一套流程。

这个流程包含两个方面，一方面是员工工时，另一方面是福利计划。

在员工工时方面，跟国内一样，公司可以选择用软件的方式，记录员工的上下班时间，以确定是否需要支付加班费；

而在福利计划方面，像是退休计划或健康保险等福利，是需要雇主和员工各支付一部分的。

所以，在发放薪资前，要将这部分的预扣额考虑进去，并将款项汇入相应的福利计划。

此外，公司还要了解向州政府和联邦政府汇款的时间，把预扣的税款在截止日期前汇出去。

确认好以上两件事情后，可以参考以下步骤，进行薪资的处理和发放。

第一步：审核工作时间

大部分员工会在每个薪资周期内，获得同样的报酬，所以通常不需要特别具体地跟踪工作的小时数。

但如果员工里有按小时制来获得报酬的话，就需要公司提供工作时间表，并将其与员工提供的时间表进行比较、检查。

此外，如果有员工在薪资周期内，使用了带薪休假的话，就算最后发放给员工的薪资总额不变，公司提供的薪资单上仍需注明这点；

而如果员工有加班的情况，公司同样需要准确记录加班时间。

第二步：计算薪酬总额

对小时制的员工来说，如果发薪周期是月的话，就需要计算总薪资；

其他类型的正式员工，需要计算的是加班薪资。

超过40小时以上的工作时间，都会被视作是加班，而加班费通常按照小时工资的1.5倍支付。

第三步：计算和预扣所得税

公司要根据每位员工的福利计划和津贴，为他们预扣联邦税和州税。

如果不确定要预扣多少联邦税，可以前往IRS的官方网站，使用IRS预扣税计算器来确定；

而如果是不确定州税该交多少，可以联系公司所在州的税务评估办公室，以确定正确的州税金额。

在付款频率上，一般的州税和联邦税，都是按月支付。

所以，公司在日常的财务运营上，需要注意预留这部分的费用，避免税款逾期。

第四步：确定其他扣除

其他项目必须通过扣除计划，从薪资总额中扣除。这些扣除包括但不限于社会保障税、医疗保险、联邦失业税、401（k）缴款、健康福利，等等。

目前，社会保障的支付比例，是雇主和雇员各支付6.2%；医疗保险费率的支付比例，是雇主和雇员各支付1.45%。

第五步：支付员工薪资

薪资单内需要逐项列出所有扣除额，里面需要包括企业名称、企业地址、员工姓名、员工地址、员工社会安全号码SSN、员工总收入、预扣金额、扣除额和净工资。

第六步：制作薪资税的年度报告

雇主需要在支付薪资后的次年1月31日前，向员工发送W-2表格。

W-2表格内要列出雇主和员工的信息，并记录员工当年总收入、税款和扣除额。

第七步：保存薪资记录

IRS建议，从纳税到期之日起，最好将公司的薪资记录至少保存四年。

一旦出现税务上的审计问题，IRS会要求公司出示相关证据。

如果觉得美国的税务问题很难处理，建议各类出海卖家寻求专业机构的帮助。

（来源：Sheng老师跨境财税）

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