急急急！第一次在美国招人，我该怎么做好薪资税的合规？-雨果网

特朗普上台，再加上各州财政的入不敷出，从联邦到州都逐渐收紧了合规方面的要求。对于出海的卖家而言，在美国进行本地化的经营，就显得尤为重要。

在本地化的过程中，招聘美国本地的员工，无疑是本地化过程中的关键一环。

但在美国招聘员工，卖家将面临一系列与税收相关的责任。

责任一：收集和维护员工记录

保存记录应该是公司的首要任务，因为美国国税局IRS和其他政府机构随时可能会查询公司的记录。而记录员工信息，主要是用W-4表格收集员工最新的个人信息，以正确收集和支付联邦和州税所需的数据。公司必须在雇佣员工期间，妥善保存这些雇佣记录，并确保这些记录在IRS要求提供时，可以随时提供。

责任二：确认员工有资格在美国合法工作

联邦法律规定，每位开始新工作的员工，必须填写美国公民及移民服务局（USCIS）的I-9表格《就业资格验证表》。公司可以在线获取该表格。

责任三：获取每个员工的社会安全号码SSN

根据美国税法规定，公司在为员工申报W-2表时，必须准确收集并填写每位员工的法定姓名及SSN。需特别注意的是：个人纳税人识别号ITIN不可替代SSN用于员工身份认证或雇佣关系。ITIN仅适用于两类人群——一是未取得美国合法工作资格的外籍居民/非居民，二是因其他税务申报需求（如投资收入报税、申请税收协定优惠等）需要独立税号的主体。例如，持留学生签证（F-1）在校内打工的学生、持商务签证（B-1/B-2）的短期访客等非工作签证持有者，依法不得使用ITIN进行雇佣登记。若公司误用ITIN代替SSN，可能被IRS认定为雇佣身份文件不完整，导致税务申报无效或面临处罚。

责任四：收集W-4用于预扣税

公司需通过W-4表，完成员工所得税代扣义务。新员工入职时，必须填写并提交W-4表格，公司应依据表格中注明的申报状态（单身、已婚等）、收入水平、受抚养人数量以及薪酬支付周期（周薪、半月薪或月薪），计算联邦预扣税额。若员工未主动提供完整表格，则默认执行全额预扣。对于非居民外国人，需根据其税务身份，执行特殊预扣规则，部分情况下需适用税收协定税率或额外预扣比例。州法律同样要求代扣所得税，公司须同步遵循各州具体税率标准。此外，当员工经历婚姻状况变更或收入结构重大调整时，应要求其重新提交W-4以确保预扣准确性。不合规的操作，可能会导致IRS的罚款及州税务稽查。

责任五：代员工预扣FICA税

FICA税，全称社会保障与医疗保险税（Federal Insurance Contributions Act），可以理解为美国版的「五险一金」。和国内类似，FICA税也是由雇主和雇员按比例出资。作为雇主，公司有义务提前扣除员工在FICA税中应缴纳的份额。一般来说，只要是为公司全职工作的员工，都需要缴纳FICA税，无论员工年龄大小，又或是他们是否已经开始领取社会保障福利。即使员工参与退休金供款计划（比如401k），导致应税工资减少，员工的部分收入仍需缴纳FICA税。需要注意的是，FICA税中的社会保障税部分，是有设置年度应税上限的；而医疗保险税则针对全部薪资征收，无收入上限。

责任六：别忘记FUTA税

联邦失业保险税（FUTA）是公司承担的一项税负，所有资金都由公司出资，员工无需承担。根据规定，公司需按员工年度内前7,000美元薪资的6%计算FUTA税款，但若已向州失业保障体系（SUTA）缴税，可享受最高5.4%的联邦税收抵免，实际联邦税率最低可降至0.6%。税款需按季度申报缴纳，截止日期为每季度结束后首个月份的最后一天（如第一季度税款需在4月30日前缴纳），若遇周末或法定节假日可顺延至下一工作日。逾期缴纳将产生每月0.5%的滞纳金及罚息。值得注意的是，即使员工全年薪资未达7,000美元，公司仍需按实际支付金额计税。此外，FUTA税仅针对工资性收入，不包含员工福利或报销款项。

（来源：艾凡咨询公众号）

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