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国外客户来访:外贸公司避免“穿帮”的锦囊妙计

以下文章来源于“外贸实操指南”——《C周刊》2013年5月刊:随着互联网信息的发达,透明的信息使得国际贸易越来越便利。纯B2B服务平台涉足流通服务及法务跟单协助,而不赚差价,这种新的“委托采购”模式使得传统外贸公司压力倍增。有些客人本身就是贸易商,不想再找贸易

国外客户来访:外贸公司避免“穿帮”的锦囊妙计

以下文章来源于“外贸实操指南”——《C周刊》2013年5月刊:

随着互联网信息的发达,透明的信息使得国际贸易越来越便利。纯B2B服务平台涉足流通服务及法务跟单协助,而不赚差价,这种新的“委托采购”模式使得传统外贸公司压力倍增。

有些客人本身就是贸易商,不想再找贸易公司合作;很多工厂有自己的外贸业务员,客人可通过B2B网站直接与工厂联系,这使得外贸公司逐渐在供应链中丧失价值。由于越来越多的客户不愿意和贸易公司这样的中间商合作,很多贸易公司只能跟客户说自己就是生产商。然而,这就造成当客户提出要来看厂时,贸易公司面临尴尬。

此时,要如何接待客户,让客户不发现自己是贸易公司?在接待前,要做哪些准备?在接待过程中,又该如何与配合的工厂进行沟通?一系列的环节,在整个接待客户过程中都起着举足轻重的作用。

锦囊一:熟悉合作工厂充当“一员”

方木匠是佛山市彼菲特家具有限公司的外贸经理,其公司主营定制家具,主要出口欧洲、美国、澳大利亚等国家和地区。他告诉C周刊,贸易商在客人和工厂之间,如果配合和服务出了问题,就会导致失去客户,还有些工厂会背着贸易公司与客户交换名片。

有业内人士建议,贸易公司为了杜绝工厂抢走客户的情况发生,必须与外商和工厂都签协议。与外商签的是保密协议,如有违反可持此协议起诉索赔;与工厂也可以签协议,不过在国内打官司的作用不大,因此选择公司很重要,不要选那些太小、太新的,也不要贪图便宜随便选工厂。

方木匠则建议,贸易商应该有自己的主推产品和最重要的供应商,要和自己长期合作的工厂建立起比和客人还亲密的关系,结成利益共同体。如果要选择工厂,最好选择没有外贸业务员,且跟工厂老板的关系好,将大部分的订单放在该厂生产的。主要负责接待客户的业务员必须对工厂的布局和车间人员非常熟悉,条件允许的话,建议在工厂的办公区有一张自己的办公台。

“不要小看这些细节,我就是靠这些细节征服了一位西班牙客人。”方木匠说,“这个客人是西班牙的设计师,她通过阿里巴巴找到我。2012年春交会期间到广州看当地的家具厂和灯饰厂,后来她的西语翻译打电话告诉我,她想来看厂,让我去中山小榄接她,看完后只要我送到去广州的地铁口就行。当时我并没有太大的信心她会下单,但还是提前到了小榄轻轨站接她,并买了几瓶矿泉水。我给客户递上名片和矿泉水后,便直接开车回到工厂。我先带客人看车间,客人表现出极大的兴趣,在车间里就向我问了价格且讨论起细节。见客人购买的意向出来了,我便让客人看了工厂电脑里很多以前其他客人订单产品的图片。”

方木匠分析:“这个客人是要找工厂的,因为我报的价格比较合适,且对工厂地理位置很熟悉,她打从心里上觉得我是工厂的一员,对我也放下了防备。最后在我送她回广州过程中,主动提出让我送她回酒店。3天后,她再次主动打电话给我,让我去酒店谈细节。明显有戏!我立马买了2盒上等的茶叶和珍珠边化妆镜,送给她老公和她,她非常高兴,当天下午就确定了合作的细节,下了2个货柜值7万美金的家具单,还把汇款单给了我。”

他透露,第一次合作后,客人连续下了好几单给这家工厂制作,“连不是我们工厂做的东西,都希望我们来做。”他说。

锦囊二:承担责任,做好双方面有效沟通

贸易公司和工厂的合作不是每次都能一帆风顺,在合作中如果出了问题,涉及到的责任和义务要积极承担,只有有效的沟通才能促进双方相互理解。

方木匠告诉C周刊,有一位英国客人下了一单民用的板式家具,他将这单订单转给工厂做。但因为2008年金融危机影响,客人的销售环节出了问题,原本做好的货一直出不了,另一方面客人需要新品推动销售额就连续下单。在这混乱的情况下,公司一方面和客人达成了“按月付款和仓库租金”的协议,要求客人每月付1万美金;另一方面,公司积极和工厂协商,动用备用资金,将工厂的大部分货款付清。“持续了半年才解决这个问题,客人的货出完了,工厂收到了全部的货款,我也收到了所有的余款。”他说。

方木匠表示,虽然当时的客人是新供应商,但也要将道理解释清楚,寻找合适的模式配合。另外,有的工厂不如合作之前想象的理想,接了一单后,要亲自下车间跟好客人的单。同时,可以多找1-2家供应商做样板,以备不时之用。

锦囊三:活用比喻让客人理解难处

在接待客户的过程中,业务员在专业知识和英语口语上都不能落后,出口一种产品,就要把所有的工序和类型内容都要弄清楚。此外,沟通的技巧也很重要,多站在客人的立场上思考问题,切忌生硬的表达方式。

方木匠为此举了几个例子,比如当客户觉得样品比正常的产品还贵时,怎么让客人接受。因为样品的制作成本本来就比大货的高,制作1件东西的成本和生产100件的成本是不同的。所以,可告诉客人,如果用孩子来比喻,就是说,生双胞胎的成本是连续生两个小孩之成本的一半以下,这就是我们订单需要数量的原因。(英文表达如下:We only pay half time and money cost for the twin babies than give birth to them one by one. It is why we need your pay more money on the sample and keep the same price if you meet our MOQ.)。

如果货期比客人规定的货期长,你怎么让客人接受或者让客人多付加班费。可以这样说:因为买入的是原材料和配件,出去的是光鲜的成品。如果用孩子来比喻,就是说,正常生孩子的时间是8个月,如果这个孩子只满5个月或6个月就生出来,叫什么?早产儿,不健康的,且你需要多付很多钱才能让他活下来。我对待我们的产品就如对待我的孩子。(英文表达如下:It is regular 8 months for mother give birth to baby, if the baby come out in 5 r 6 months, it will be quality problems, we need pay more money to let baby survive...I treat all my products as my babies. If you need the products finished earlier, the only way is pay more money for the workers.)。

如果货期延误了几天,很多人急得像热窝上的蚂蚁,怎么办。不妨和客户说:正常的预产期是一个确定的日子,但是妈妈生孩子的时候为了孩子的健康,也会提前或者延后1个星期,我们希望孩子能健康,所以也希望你能接受啊!(英文表达如下:For the baby good health, the mother give birth to him one week earlier or later all are possible, I hope you can accept 7 days delay, for your healthy furniture babies.)。

锦囊四:做好增值服务征服客户

事实上,在合作期间,业务员被客户发现自己的真实身份是常有的事。遇到这样的情况,业务员应该根据实际情况去应对。

如果客人是第一次来工厂,又有意向合作。即使发现了业务员实际是贸易公司的,业务员也要坚持立场,向客户解释自己的公司在这个工厂里面有股份,而且工厂本身没有外贸部,外贸出口由公司全权处理。这样可以让客人找不到任何的借口。当然,如果这个客人要货比三家,他会根据自己的经验选择。

如果是合作过的客人,工厂没有自己的外贸部,业务员只要把服务做好,客人是不会轻易离开的。

方木匠就有过这样的经历。他告诉C周刊,2007年底,一客人来验货后知道他是做贸易的,但因为其公司提供的产品价格和质量上一直有优势,且之前曾在这位客人有几个产品销售不乐观时,帮忙解决。所以,客人被其公司的服务折服,不但并不在意其贸易公司的身份,且下的订单也越来越大,连下了33单。

事实上,无论是怕被抢走客户,还是怕在客户面前穿帮自己真实的身份,在接待客户过程中,贸易公司只要能为客户提供增值服务,并与工厂紧紧抱团,拧成一股力量,双方彼此信任、互相配合并绝对忠诚,就可不必依赖一纸协议来约束。

【小贴士】:请关注外贸人的实操指南《C周刊》,看1000多篇外贸实操“干货”。http://cweekly.cifnews.com/

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