如果您以电子格式发送和存储英国增值税发票，您需要做什么？

图片来源：跨境白武士 James

如今信息化时代，人们现在大多采用电子发票的形式来代替传统的纸质发票，所以本文主要涉及英国电子格式增值税发票的开具、接收和存储。电子发票是以电子格式传输和存储发票，无需重复的纸质文件。电子格式可以是诸如XML的结构化格式或诸如PDF的非结构化格式。以哪种方式开具取决于您。

一．开具英国增值税电子发票

您可以自行决定是开具纸质增值税发票还是电子增值税发票。电子发票必须包含与纸质发票相同的信息。

以下是税务发票所需信息：

图片来源：HMRC

图片来源：HMRC

二．发票批次

如果您要向同一客户发送多批发票，您可以在每个文件中记录一次各个发票通用的详细信息，而不是每张发票记录一次。

例如，您可以在批次标题中包含完整信息，并在每个单独的发票消息中使用该信息的删节或编码版本，而不是在批次中的每张发票上重复客户的全名和地址。

三．发票上的货币

您可以用任何货币表示金额。但如果英国的增值税税率为正，则您必须以英镑表示增值税总额。

四．何时以电子方式开具发票

您可以在可以确保来源真实性、发票数据完整性和易读性的情况下以电子方式开具发票，并且您的客户同意以电子方式接收发票：

①“原产地真实性”是指保证发票供应商或开具人的身份

②“内容完整性”是指发票内容未被更改

③发票的“易读性”意味着发票可以轻松阅读

五．跨境电子发票

如果您向欧盟成员国的客户开具发票（纸质或电子），则发票必须包括：

①字母“GB”（英国的国家/地区标识符）作为您的增值税登记号的前缀

②您客户的增值税登记号（如果有），并以国家/地区标识符为前缀

六．电子存储的条件

只要您能够满足本文所述的确保真实性、完整性和可读性的要求，您就可以将原来的纸质增值税记录存储为电子格式。在转换过程以及存储过程中必须保持真实性和完整性。电子发票的存储规则与纸质发票的存储规则相同。通常，您必须将您开具的所有发票和您收到的所有发票的副本保留 6 年。

之所以要求保存6年，是因为如果被税局稽查到，税局有可能会要求您提供采购方面的发票，如果提供不到就有可能对稽查结果不利，所以把业务往来的所有文件完整保存好是很重要的。

（来源：跨境白武士James）

以上内容属作者个人观点，不代表雨果跨境立场！本文经原作者授权转载，转载需经原作者授权同意。​