新手指南 | 如何入手做外贸（含开发信、报价单、形式发票、订单、出货文件等模板）

作位外贸业务新人，我们首先需要了解，在国际贸易进出口业务中，需要做什么。

国际贸易专业的外贸新人，对于基础理论知识，他们了解，但真正涉及到实际操作，就不一定能行，毕竟理论和实际还是有差距的。

非国际贸易专业的外贸新人，等到了解完所有基础理论，才去做外贸，估计耐心也用得差不多了。

所以，我这里，简单列出了外贸业务的一般操作流程，并附上相关文件模板，方便更好地理解。注意事项我特意用黑体标注。

1、市场调研：收集客户的信息。

需要搞明白以下几个问题：

谁是我们的现有客户？

潜在客户是谁？

我们潜在客户需要的是什么样的服务？

他们为什么要买？

市场调研，总的来讲包含三个部分：国家和地区的信息、海外市场信息和海外客户信息。

现在的业务员，很多时候把这步给省了。开发信群发，漫天飞，犹如大海捞针。管它是鱼是虾，先抓上来再说。

我看过很多文笔优美的英文开发信，也有以下这种简洁，一目了然，更容易勾起客户的兴趣 ：简短，配上相关图片。开发信带附件，容易被当成垃圾邮件拦截或者列入邮箱黑名单。

2、寻找客户：在市场调研做完后，我们需要判断出哪些市场是适合我们自己产品的，把这些市场定为目标市场。

在目标市场上，寻找我们的潜在客户及目标客户，并与他们建立业务关系。

这些客户怎么寻找？可以通过朋友介绍，社交网络（脸书、推特和领英等），搜索软件推广，媒体广告，展销会和其他网络平台等方式。

更主动的方式：平台引流+展会。线上线下相结合

在社交平台，定时更新自己的动态，巧妙添加产品，增加曝光量，主动添加适合自己资料的好友。邀请参加展会，完成客户转化。

3、建立业务关系：当我们找到目标客户后，尽力和他们建立业务关系。

第一种是业务代表提前预约，登门拜访。

第二种方式，通过互联网，与客户取得联系。常用邮件，电话，社交软件等工具。

第二种方式，既便宜又高效，我们首推第二种。

4、报价：建立业务关系后，我们把产品推销给客户，客户会向我们要报价（Inquiry)。

而出口商需要报价给客户（offer)。这阶段总的分成4个部分：客户询价、出口商报价、双方议价接受、签订合同、列名条款。

以下为报价模板参考(备注下的条款,根据每个公司的情况而定)

5、签订合同：客户在确认订单前，通常需要工厂，根据他的订单数量，让出口商发送形式发票(Proforma Invoice)，简称PI。

形式发票内容包含：产品规格、颜色、材料、价格、数量、包装方式、运输贸易方式、付款方式、发货时间等条款。

有的客户，有自己的合同格式。收到合同确认件后，我们需要对照条款，仔细检查，是否超出之前的谈判范围，或者遗漏。如果有的话，需要提醒客人做修改。

以下为PI模板。

6、合同履行：合同签订后，下一步是履行合同。

按照合同约定，客户支付定金或者开出信用证。出口商安排生产，按照客户要求保证品质、数量、包装，规格等没问题，按时交货。

这一步，需要业务员或者业务跟单员及时跟进进度，把客户对产品的要求，一点不漏的传达给生产和品质部门，确保信息无遗漏，以免出错。

组建微信群，是公司现在很快捷的信息传达方式。

以下为业务部下发订单生产表格，分发到生产及其他各部门知悉，跟进。

7、商品检验：根据有关法律，特殊商品必须进行出口发货前的检验。

或根据合同和信用证要求，产品需要出货前验货。验货没问题后，才可以安排发货。

具体检验标准，由哪家公司检验，客户在合同或者信用证里面都会有要求。

出口商，对照产品资料及相关测试要求，或者准备相关测试证书，保证检验通过。

商品检验没问题，通常验货公司会出具OK验货报告。报告格式，每个公司不一样，但一定不离下面这个意思。

“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "（我们确认某公司这批货物的品质，符合出口要求）。

8、发货：安排什么样的物流方式，根据贸易方式来定。

如果是EXW(出厂价）/FOB（离岸价），由客户指定货代来安排国际物流。

如果CIF（目的港价）、DDP（门到门），由出口商安排国际物流到国外指定仓库和地址。

根据产品特性，确定发货方式。通常大而重的货物，选择海运和陆运方式比较多。

轻而小的货物，选择空运方式。总之，找到 一种适合产品的更实惠的发货方式。

发货前需要先订仓，根据自己的生产完成时间，来确定船期，但此船期必须在客户要求的发货时间内。船期确定，我们会收到订仓确认（S/O).

对于FOB贸易方式，客户制定的出货时间，通常是船开的时间。

我们必须提前制定好规划，将生产完成时间，比规定时间，提前至少一个礼拜，以确保可以匹配到合适的船期。

以下为Maersk马士基船公司S/O上面的主要内容，供参考。

9、投保：国际物流是一个漫长的过程。为了确保不受损失，在物流这块，需要买保险。

EXW(出厂价）/FOB（离岸价）贸易方式的订单，保险由客户来安排。

而对于CIF（目的港价）、DDP（门到门）等贸易方式，保险由出口方来负责。该保险通常要求在船开前2天，就要安排。

10、货物装运：在产品品质没问题，船期确定后，安排装运。

一般在装运单S/O上的结关(closing)前2天安排装运，预留足够时间，完成出口手续商检清关。

按照S/O上的时间，及时提交补料（SI )和重量资料(VGM)，保证货柜顺利上船。

11、交单文件：单证对于客户进口方，非常重要。

单证通常包括发票(Invoice)、装箱单(Packing list)、提单(Bill of Lading)、产地证(C/O)等。

根据合同和信用证要求，可能还有其他验货报告，船证，文件传达报告等。

按照合同条款，我们需要将文件准备齐全，才能收到货款或者信用证款额。

如果信用证(L/C,D/P)付款，单证提交给银行。其他付款方式下，正本单证文件需要在款额到账后，才能将文件快递给客户。

提单正本文件的转移，意味着货权的转移。这点需要特别注意。

以下为几种常用交单文件模板，给大家参考。

A.产地证（普惠制叫FORM A,一般产地证C/O，不同国家需要不同的产地证，网上一搜就知道，以下模板为一般产地证C/O，两种内容模板差不了多少)

B.Invoice(商业发票）：

C,提单补料（每个船公司有固定的提单格式）

D.装箱单：

注意：同一套文件中，所有文件中包含的总重量、总立方数、总数量、总件数、收货人（除信用证对提单收货人有特别要求外），发票号码等都必须保持一致。

出现不一致，将导致不符，银行审单不通过，无法收款；或者导致目的地清关遇阻，客户受损。如发现问题，需要及时更正。

12、收款：客户或者银行确认单证没问题后，将会安排付款。付款方式通常有电汇T/T,付款交单（D/P),信用证（L/C)等方式。

非银行交单，确保款额到账后，才能安排单证，快递给客户。银行水单，有时候也可以是假的。这点需要注意。

13、售后服务：在客户收到货后，如果产品出现问题，或者因为出口商,没有按照合同保证品质，导致客户在目的地市场，出现投诉、索赔等情况，客户会找出口商来解决。

业务员对待售后问题，需要慎重处理。在这块处理的好坏，通常直接影响到客户后续的合作。

碰到问题,首先从业务员自己这方面来调查,是否有资料和信息沟通方面的错误。如果可以解决，不影响公司利益的情况下，尽快回复客户解决方案。

如果比较严重的售后问题，需要尽快反映给公司，调查了解情况，并尽快给出补偿方案，反映给客户，争取征得客户的同意和谅解。

14、退税：国家为了鼓励出口，增强商品在国际市场的竞争力，提供不同类型产品、不同费率的退税。出口退税率，从5%到17%不等。

企业必须是一般纳税人，才可以享有该权利。很多中小企业，公司没有专业的报关和财务人员，委托专业的退税代理服务机构，支付服务费来完成。

一些传统行业，或者技术含量不高的行业，利润可能主要来自退税。

以上流程中，业务员对于出口报关、退税这块，用不着很专业。

业务员的主要精力，应该放在业务开发和客户维护这块。后面这些流程，可以交给业务跟单员或者单证船务员来做。

很多企业，外贸业务员并没有配助理，除了报关和退税这块接触少点，其他流程，基本都需要自己处理。

外贸业务，很多是大额交易。前面的业务开发部分，很重要；后面的操作流程，同样重要。如果疏忽，同样会造成公司利益受损，客户流失，最后影响到业绩。

对内对外都要应付，优秀的外贸业务代表，即是一位业务谈判高手，又是一位内部协调高手，所承受的压力，可想而知。

一份耕耘，一份收获。

掌握了诀窍，摸清了门路，作好规划，我相信，梦想是可以实现的。

（来源：奇来）

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