害怕跟你的国外客户开视频会议？这些技巧和短语可以让参与者更自信更高效

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从去年开始，由于没有了展会，加之视频会议一下子在全球流行开来，所以整个外贸行业在跟客户沟通也发生的变化，具体表现就是你可能跟客户开视频会议（conference call）的频率和时长都变多。

我知道视频会议会给外贸人带来很多恐惧和焦虑，所以，今天我们要学习一些快速而简单的方法来改善你的视频通话，尤其是当你需要同时使用你的商务英语技能时，这样你就可以有一个更顺利的开始，一个更自信的对话，以及一个真正强有力的结束。

这篇文章将假设你是视频会议的参与者，然后我将将展示完成电话会议的每一个步骤，以及在其中你可以使用的基本商务英语短语。（我们将在另外一篇文章中假设你是会议的注册者，然后告诉你如何主持一个conference call以及有用的英文短语）

#01你在电话会议前要做什么准备？

检查技术方面是否正常，括检：查你的手机或电脑有相应的软件并且可以正常运行，检查你的网络已经连接好并且快速而稳定，确保设备电池满电。

你可以在纸上规划出电话会议的内容，并写下所有你要讲的重要内容。你要觉得自己准备好参与。

提醒自己也要做一个有礼貌的、专心的听众。你可以准备一张纸，把别人说的内容记下来。录下通话内容确实是个好主意，但在这样做之前，你应该征得同意。

即使你们不是面对面的交流，眼神接触仍然是超级重要的。你需要看着摄像机，让对方感觉到你正在进行眼神交流。不要向下看，也不要只看对方的脸。

在通话前，练习呼吸练习，使自己平静下来。尽量选择一个安静没有太多噪音的环境。

#02 1对1视频会议

1.开始对话

如果是一个轻松的视频会议，你可以说：

HelloHiHey

如果你和某人进行专业交谈或生意沟通，你要保持更正式。你要先说你好，然后再称呼对方的名字：

Hello, Mr. Smith.Hello, Mrs. Rodriguez.Good morning, Mr. Smith.

2.打过招呼后

问候之后，你可能想做一个快速的技术检查，你可以问：

Can you hear me?Can you see me?Is the audio working?Is the video working?

问这些问题以使事情顺利进行。然后你可以继续你的问候，简单聊一聊可以缓和气氛，你可以问：

How are you?How’s it going?How is your day so far?How is work?How is everything?

你还可以使用一些社交型的small talk。

3.对问候语的回应

对方也可能问你上面的问题，你对这些问题的回答应该是简短、积极和切中要害的，也许两个字，比如：

Good.Great.Everything’s fantastic.Can’t complain.Never better.

关于如何像一个英文母语者一样流利自信地回答 “How are you”，可以参考下面的文章：

你真的会正确回答国外客户的这两个问题吗：How are you? & How have you been?https://hongbanzhuan.com/how-to-answer-how-are-you/

4.谈论视频会议的目的

一个专业的conference call应该谈及目的或复述议程。你可能在一些回答中使用短语动词，你可以说：

I’d like to talk about X, Y, and Z.Let’s go over X, Y, and Z.I’d like to review X, Y, and Z.I’d like to cover X, Y, and Z in this call.

你可以使用这些短语 “talk with you about”，”go over something “或 “cover something “。

5.总结会议

如果你是在开一个商务会议，你应该总结一下你们刚才谈的内容。例如：

It was great talking with you about X, Y, and Z.I really enjoyed being able to cover X, Y, and Z with you today.I appreciate your time going over X, Y, and Z with you.It’s been a pleasure talking about X, Y, and Z with you.

你可以可以说明接下来的行动步骤，比如：

I’ll follow up with you in a couple of days.I’ll touch base with you in a couple of days.I will get back in touch with you soon

6.如何结束通话？

在你的电话结束时，不要只说再见就结束谈话。这是一个大错误，那会让人感觉很突然，很不礼貌。这里有一些短语，你可以用来像英语专家一样结束你的谈话，表达感谢是不会出错的：

Thank you.Thank you for talking with me today.Thank you for taking the time to talk with me today.Thank you for taking the time to chat with me today.Thank you for making time for meeting with me today.

这些都表达了同样的意思，选择你最喜欢的就可以了。

7.收尾

最后，在你说了谢谢、总结和谈论下一步行动步骤之后，你可以通过简单地说 “Bye “或 “Goodbye”来结束你的电话。如果你的商务电话更随意，你可以说，”See you later “或 “Talk to you soon”。但建议不要说byebye，具体原因请看这个文章：

#03多人参与会议

1.自我介绍

在电话正式开始之前，你可能会听到这样的问题：Is everyone on here? 或 Can you hear me? 你可以用简单的yes来回答。

通常情况下，老板或发起电话会议的人将主导讨论，并可能要求其他听众进行自我介绍（特别是在他们彼此不熟悉的情况下）。当轮到你介绍时，保持简短和简单。说明你的名字和你的职位或主要职责，尽量不要超过两句话。例如：

Hello, everyone. My name is James Zhang and I’m the Sales Manager at [your company name]

2.轮到你发言时

如前所述，你需要确保在电话会议前做好充分准备，将你的要点写在纸上。把你的主要观点写在一张纸上，如果需要的话，你可以参考一下。另外，你也需要确保你的观点或发言有一个明确的开头、中间和结尾。

例如，你可以用这样的话开头：

Hello everyone. As the Sales Manager, I have three suggestions for the project.

然后，在你讨论这三点时，用 “first”、”second “和 “third”来标记。

最后，用一个积极的句子进行总结，你可以强调你的方法可以带来的捉妖好处/优点，比如：

So to sum up, by implementing these three strategies we can achieve a significant sales boost and build a stronger relationship with our customers.

3.尽量不要打断发言的人，但如果你一定要打断，可以这样做

如果你不同意某件事情或要提出反对意见，尽量不要打断目前正在发言的人。相反，等待下一次轮到你发言时，你可以说：

I’d like to raise an objection to…I disagree with…

如果谈话已经转到一个新的话题，你仍然可以回到你的反对意见：

I’d like to backtrack (return) to [topic]. 我想回溯/返回到某个话题。

然而，你如果没有听到或理解别人所说的话，这里有一些有用的短语来立刻停止对话，并得到澄清：

如果你听不清几个词或句子：I’m sorry, I didn’t get that. Could you please repeat what you just said?

如果有一个具体的词你不理解或不认识：I’m afraid I’m unfamiliar with that term. Can you explain it?

如果你需要澄清一个想法：I’m sorry, I don’t follow you. Could you please explain that again?

如果有人说话太快或语无伦次：Can you speak a little more slowly, please?

简而言之尽量做到有礼有节。

4.结束通话

在电话会议结束后，你可以讨论解决方案：

After hearing your points, I feel the best course of action is to…

但如果你还需要仔细考虑，不要害怕这样说：

Thank you for all your input. I’ll let you know my final decision on this topic by email within a day or two.

最后就感谢你的会议参与者的时间（如果人数较少，最好在感谢时说出对方的名字）。

提醒：不要惊慌失措。你主要准备好你想飙到的，检查你的电话/网络连接，把关键词和重要的短语记在脑子里，当轮到你时，慢慢来。即使出了问题，简单道歉后继续。你应该把这个机会当作一个挑战，相信自己你绝对会成功。

#04一些在视频会议中实用的短语

1.在电话中介绍自己

Hello, Sandra here.

Hello, it’s Sandra speaking.

2.检查其他人是否在通话中

Is Sandra on the line?

Do we have Sandra on the call?

Do we have Sandra yet?

Are we waiting for anyone else?

3.开始通话

Welcome to the conference call…

Is everyone ready to start?

Shall we start?

As you know, today we are discussing X…

Did everyone receive the agenda? / Has everyone received the agenda?

4.克服声音问题

If you are not speaking, please put yourself on mute.

Eric, I can hear background noises, please can you put yourself on mute when you are not talking?

The sound quality is not good, please can everyone speak up?

I can’t hear Jane, can everyone else hear Jane?

Sorry can you say that again, I can’t hear you clearly?

Sorry can you repeat that, the sound quality is poor?

5.共享你的屏幕

I’m sharing my screen, can everyone see it?

I’m uploading the document now, can you see it?

6.结束通话

So the agreed action points are X, Y, Z.

Is there anything else to discuss?

I’ll confirm our discussion by email.

Let’s finish / close the call, thank you everyone.

Thank you for your contribution/participation/ideas, let’s speak again next week.

We’ve run out of time so let’s wrap up and close the call.

7.如何在电话会议中要求澄清问题

听见别人说话和理解他们是两个完全不同的问题。你可能听得很清楚，但完全不明白他们在说什么，或者由于噪音和连接问题，你可能根本听不到他们说的所有内容。这里有一些常见的英语短语，你可以在电话会议中用来澄清：

Could you speak more slowly please?

Could you repeat that again or could you repeat that last bit please?

Could you speak up please (a little louder)?

Could you explain that again? Or Could you explain that in layman’s terms (non technicallanguage)?

I didn’t get that I am sorry could you say it again?

8.如何打断正式的电话会议

如果你想问一个问题，打断电话交谈是可以的，你可以使用以下任何一句话来打断。

Sorry, would you mind if I asked a question?

Just to clarify are you saying that…

Could I interrupt you for a minute?

Would you mind if I jumped in there please?

Can I stop you for just one minute please?

正如你所看到的，这些通常都是有礼貌的说法，所以不应该让任何人不高兴。但有时在激烈（愤怒）的交流（讨论）中，礼貌可能会消失。

9.其他电话会议英语词汇

在商务电话交谈中使用的一些有用的英语短语。

I won’t keep you long

I will keep this brief (short)

Well, that is all I wanted to say

That covers everything I had to say

Now, are there any questions?

I am glad you asked that…

That is a really good question

Let me get back to you on that (I will give you a better answer later)

Can you leave it with me? I’ll find out and let you know.

I think you might have misunderstood me…

Please allow me to clarify it once more.

好了，希望这些短语和提示对你的视频会议电话有帮助，也可以让你变得更有信心，更有能力。

（来源：阿里巴巴外贸圈）

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