13年外贸老鸟亲授：11个抄底技巧，轻松接待客户拿下数百单！

当国外采购商来到你的工厂验厂时，接待客户的外贸业务员将发挥至关重要的作用，如果不够专业，或做的不好，就可能导致客户、订单的流失。

你必须确保客户对你、工厂和产品都有一个深刻的印象，以便成功促成订单。

在这13年多的外贸生涯中，Mike接待了不计其数的来自世界各地的海外客户，达成订单没有一千也有几百，

今天Mike想跟大家分享一下自己在对接客户方面的心得体会，提供一些有用的经验和技巧，帮助大家在接待国外采购商时更加得心应手，拿下更多订单。

01、签证问题

实际上，要获取官方邀请函是非常困难的，需要提交大量的资料。有时候还需要提交几年的交易记录和文件。这不仅需要耗费时间和精力，最后还有可能被拒绝。因此，通常情况下我们会向客户提供一份公司出具的文件，客户签章后自行前往当地中国大使馆尝试申请。

邀请函的模板并不是固定的，主要需要写明来访者的详细信息以及来访目的等。如果没有邀请函模板，可以添加我的微信索取。

在客户到来之前，最好先与客户联系，确认到访时间、人数、天数以及其他客户可能存在的需要。

2、收集资料

客户来访后，如果表达了购买产品的意向，您应与客户商谈订单细节和合作条款。这包括确定目标产品、价格、包装、交货期限和付款方式等。

请确保您接受并能够满足所有条款，以避免在后续谈判中出现无法解决的问题。

即使客户已经到访，如果您无法达成协议，那么这次会议也是没有意义的。

因此到访前与客户的沟通尤为重要。

03、准备资料

根据客户提供的信息，你需要准备一些必要且针对性的资料，包括但不限于产品图册、认证报告、合作文件（合同、发票等），以备在需要时进行交流和使用。

这些资料和文件也可以通过电子邮件或传真在客户来访之前发送给客户，以便客户在来访之前更好地了解你们的产品和服务。

04、第一印象

当客户到达工厂时，重要的是要给客户留下一个好的第一印象。

你需要确保所有必要的生产设施都能正常运转，以及客户可以看到目标产品的整个生产过程，从原材料到成品。此外，确保工厂的干净整洁和消防措施的健全也非常重要。

在讲解生产线、生产流程和产品制造工艺等方面，你需要提供专业的“导游式服务”，以显示出你们公司的专业水平和价值。同样重要的是，必须向客户详细介绍你们的质量控制体系和检测标准，以建立客户对后期合作的信心和对你们的信任度。

如果你是一个新的外贸公司（或工厂刚开始转型做外贸），你可能需要找一个临时翻译来帮助你沟通，尤其是当客户不会讲中文，你也不会英文的情况下。

但即使如此，Mike建议外贸公司应该尽可能雇用专业的外贸人才，以便更快地看到成效。如果公司缺乏外语人才，客户可能会怀疑公司的正式性、可信性和专业性。

且在表达任何方面信息的时候，务求真实，不要想着糊弄客户，因为谎言早晚要露馅儿，这是信誉问题，一旦东窗事发，你就彻底失去了这个客户。

05、入住问题

如果客户第一次来，很难找到合适的旅店入住，最好提供一些旅游指南和推荐的酒店清单供客户选择，这样客户可以更方便地安排住宿。

当然，如果客户有需要，可以提供帮助预定房间，但不需要为客户垫付房款，除非是非常大的客户，且公司有预算，外贸业务员不必个人垫付，这需要根据供应商的实际情况和政策来决定。

除此之外，还可以提供客户接送服务，以便客户在旅行中更加便利。

06、提供针对性、定制化服务

客户来访的主要目的是了解你们的真实性、规模、专业度等，但核心需求是了解你们能否提供他们需要的产品。因此，在客户来访之前，你应该提前与客户沟通，了解客户的具体需求，然后根据客户的需求选择相应的产品或提供定制化方案，并准备好样品。

当客户来访时，你应向客户展示你们的产品，让他们了解产品的材质、生产工艺、市场价值、优势和应用场景等多重价值。

在参观工厂期间，你需要主动引导客户参观工厂中的各种产品和设备，展示产品的制造工艺和质量控制流程，并回答任何客户可能提出的问题。如果你自己对产品相关的更深层次的问题不太熟悉，最好有产品技术人员在场，这样不仅能解答生产问题，还能解答产品问题。

客户来访时，你应该多了解客户的需求，包括客户对产品、包装、交期、运输方式等的要求。如果客户在产品上有特殊需求，应该尽可能地为客户提供定制化的方案，以满足客户的需求。

这样不仅能促成合作，还能让客户感受到你们的专业。

07、提供样品

客户离开时，让他们携带一些小样品以便回去与产品经理、同事、领导或下游受众商讨具体决定。

在准备样品之前，一定要充分了解客户的实际需求。提前询问客户对产品的具体要求，例如规格、材料、颜色、质量等，以便在准备样品时可以更有针对性。

可以提供不同类型的样品，以便客户可以从中选择最合适的产品。同时告诉客户“我们提供OEM服务”，以防客户看不到自己想要的现成产品就失去了兴趣。

准备的样品质量要好，但不要刻意为之。确保样品与实际生产的产品保持一致，而且样品应尽可能接近客户所需要的产品，并能够展示产品的全部特点和优势。

在提供样品时，应提供详细的样品说明，包括样品的特点、用途、材质、价格等方面的信息，以便客户更好地了解产品的优点和缺点。我们不能单方面依赖客户自行检测，也要主动表达产品的价值，吸引客户的兴趣。

08、饮食习惯、宗教信仰

国外客户的饮食习惯也是很重要的，我们必须给予足够的重视。在接待客户时，应该提前询问客户的饮食习惯、宗教信仰等，并避免在选择餐厅和菜品时随意决定，特别是在宗教方面，一定要避免犯忌讳。

09、赠送定制化礼品

如有可能，赠送意向大的客户一些礼物，建议是定制化的产品，具体可参考Mike在“揭秘行业展会吸引和留住高质量客户的6大杀招”一文中给出的建议，重点就是让客户感受到你们的用心，且礼物比较实用。

10、积极跟进，主动成交

客户回国后，要积极保持联系，及时跟进客户，以求针对样品或合作的反馈和意见，并对客户提出的问题和建议给予积极的回应和解决方案，以展现我们作为供应商的专业度以及我们的服务质量。

要及时跟进客户的订单需求，并向客户发送合同、发票等资料主动提出成交（当然，在工厂也要这么做），不要害怕主动提出成交，这很关键。如果客户后期有任何其他问题或需要修改订单细节，你要及时回复客户并提供针对性的可行性方案，积极促成订单。

不过重点还是如Mike在年销量过亿大客户，却突称“预算不足”要撤单？一文中所述，利益 OR 威胁，只有这样的信息才能催动客户积极促成订单。否则对方不紧不慢，别的竞争对手又加紧行动，我们的优势就会逐渐减弱。

此外，还有一些其他的建议可以帮助维持与客户的良好关系，例如：

01、定期向客户发送最新产品信息和市场趋势分析，以展示我们的专业知识和行业洞察力。

02、在重要客户的生日或其本土重要节日时发送问候和祝福，或赠送定制化的礼品，以增强亲密感和关系。

03、在重要行业展会或会议上与客户见面，以展示我们的产品和服务，提升商业黏性。

11、避免主动提红包

很多外贸小伙伴咨询Mike是否应该给客户红包。如果客户没有明确表示，不要多此一举。

对方可能不是采购人员，而是老板。即使你通过社交媒体了解了客户的具体职能，确定不是老板，也不要这样做。可能对方不喜欢这种行为，甚至反感。

即使不反感，他们也可能怀疑你们公司或货物是否存在问题，想要蒙混过关。因此，不要画蛇添足自找麻烦。

遵循以上建议，相信可以帮助你解决大部分问题，避免大部分麻烦，并获得更多订单。

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