外贸销售合同拟定与审查要注意哪些要素？如何有效规避风险？

前言：

目前国际大环境日益复杂，外贸企业更应该提升风险意识。外贸企业在签署和履行销售合同时应当注意哪些关键环节？如何通过合同的拟定或审查规避潜在法律风险以确保企业自身的合法权益？

为避免合同签订后出现不必要的争议，企业尽可能掌握合同订立的主动权，尽可能将交易细节反映在合同中。那么一份优质的外贸销售合同，应当包含和注意哪些因素？作为审查方，要重点注意哪些条款？

涉外合同的制定与审查是一个相对复杂与多细节的工作，针对不同的国家和地区在条款上也会会有不一样的描述性细节。

今天的文章，为大家简单介绍外贸合同在拟定和审查中所注意的一些共性，帮助大家对外贸销售合同的制定与审查有一个简单的认识。

外贸销售合同的定义

外贸销售合同，一般又称为国际货物销售合同，是指地处不同国家的当事人双方买卖一定货物达成的协议，是当事人各自履行约定义务的依据；也是一旦发生违约行为时，进行补救、处理争议的依据。

有见及此，一份行之有效的国际货物销售合同，必须具备尽量详细与完整的内容，否则就会使当事人在履行义务、进行违约补救或处理争议时产生困难。

外贸销售合同的起草

当买卖双方就交易的主要条款达成一致后，随即进入合同签约阶段。一般来说，合同文本谁负责起草，谁就掌握主动权。起草一方可以根据双方协商的内容，认真思考写进合同中的每一个条款，因此能掌握更多主动权。

建议企业在进行商事谈判的过程中，应该将合同文本的起草重要性重视起来，争取起草合同文本或者起码要与对方共同起草合同文本。

外贸销售合同制定与审查要点

格式规范、内容完整、描述准确是一份合同的必备基本要求，否则合同描述漏洞频发容易引起争议。一份完善的外贸合同，一般应当明确哪些内容，具备哪些要素？

01｜明确合同主体

合同主体，是指合同当事人。合同主体的资料应该包含：交易各方的名称、地址、联系方式等。而且上述内容必须是明确、具体、唯一。合同主体的信息，一般也会放在合同的首部作为主要内容。

注意事项

（1）在签订合同之前，一定要慎重仔细核实对方代表的身份与授权范围，即使不是第一次合作，这个核查环节是必须存在的。不能光凭借对方的名片或者email账户就百分百信任对方。毕竟如果对方代表属于越权代表（超出权限范围），就会带来很严重的法律问题。

（2）很多企业在签合同的时候，并不会太注意“联系方式”这个小问题，但联系方式也是很重要的一个要素，最好能将对方的固定电话（座机电话）、移动电话、邮箱地址等都罗列出来，方便在之后合同履行的过程中作跟进之用。

02｜合同首部内容

合同首部（开头部门）一般会包含以下内容：

（1）合同名称

例如是：订购合同（PURCHASE CONTRACT）、销售合同（SALE CONTRACT）等。合同名称主要作用是反映合同的主要目的，建议制定合同名称时尽量使用行业惯用属于名称。另外，如果是合同的正本，应该在右上角注明（original），副本注明（copy）。

（2）合同编号

为方便合同管理，合同应当带有编号，编号通常是由年份月份、企业代码、部门代码等组成。

举个例子：

编号NO: 202309SZYQ -PO-003；

这组编号中，202309是指2023年9月；SZYQ是指采购目标公司简称深圳易企；PO是指订购合同（PURCHASE ORDER）的英文缩写；003是指第三份文件。

编号的组成并没有一个标准写法，一般是根据公司的惯例去组成，但基本的要素大家都会有。合同号一般是由买方按照协议书编制。

（3）签约日期

合同上的签约日期重要性不需要讲太多，但需要注意的一点是：

中文的日期一般是按照年-月-日排序，而在英语日期中，美国是月份在前（月-日-年），而英国是日期在前（日-月-年）。

签约日期不要写成类似“2023-09-05”或者是“09-05-2023”，因为从这两个写法很难确定你是用的中式、美式还是英式写法。

例如合同的日期为：5 September 2023，这样就能明确看出是英式写法。

另外，一般西方合同的日期在首页，而中式合同一般会将签字页放在合同最后一页。

（4）买卖各方名称、地址、联系方式

这里的各方名称，应当包括当事人的姓名、地址、证件或者营业执照编号。这里也有几个要点需要注意：

第一，如果当事人是自然人，建议使用当事人的护照名字、护照号码、身份证号码（护照号码有可能更换时会变更，但身份证号码或者社会保障号码一般不会变更）。

举个例子：

如果是一份涉港澳台合同，合同相对方是一个澳门人，这里的信息最好同时提供“港澳居民往来内地通行证”（回乡证）、澳门身份证信息，方便日后发生合同纠纷时无论是通过内地还是澳门的法律程序都能方便跟进处理。

第二，如果对方的信息是留护照号码，记录资料时应当留意护照的有效期，而护照号码可能会在更换新护照时而被修改，如果各方同意，可以保留护照副本作为合同附件。

第三，如果合同相对方有公司法人，除了公司的营业执照、公司的相关证书外，建议可要求提供近期公司活跃证明（good standing），必要时可以通过查册等方式保证法人有效性。

（5）卖方银行信息

在填写卖方银行信息（seller’s bank information）时，内容必须包含与卖方一致的账户名称、银行名称、银行地址、swift code/IBAN。

如果L/C账户与T/T账户不一致请分开列明，币种为CNY时需要有CNAPS CODE。

（6）合同序言

合同序言是指在合同的各方资料下，一些关于合同背景的描述。序言能够表示合同各方的合意，是确认各方就合同关系的真实意思表示的一道防线。

图片来源：Hailey的出海经验谈

序言下方列出货品信息表格（内容一般包括：序号、品名及规格、数量、单价、总价等，商品更多信息可以通过附件的“配置清单”进行详细说明）

图片来源：Hailey的出海经验谈

（7）其他条款

上述6大要素，是一份合同首部的重要组成部分，可以说是必不可少。此外，根据合同的形式与合同各方的交易习惯，外贸合同中还可能会需要有以下两个条款：

鉴于条款｜whereas clause

鉴于条款又称叙述性条款、说明条款、订约背景，由于条款中往往会出现多个以Whereas开头的并列句子，故此得名。[1]是西方合同中明确当事人所表达的真实意思，是订立合同的真实目的，能有效避免一方以合法方式掩盖非法目的，或者主张阴阳合同等可能引起的法律纠纷。在国际贸易实际中，如果鉴于条款与具体条款有抵触时，根据国际一般做法，应以具体条款的内容为准。在一些金额不大或较简单的合同中，也可从简或不列鉴于条款。

目前暂时未发现国内的法律及司法解析对“鉴于条款”的效力有做明确规定，不过在比较复杂的合同中（虽然外贸合同一般不涉及），签订鉴于条款可以在双方对合同履行内容发生争议时作为一个辅助评价标准，有一定的证明作用，减轻当事人的举证负担。此外，对于重大且相对复杂的合同（例如是并购合同），签订鉴于条款有以下意义和作用：

第一，有利于明确合同签订的目的。合同的签订目的的明确有利于在双方发生纠纷时对合同的解释。合同正文中的不同条款存在矛盾后，“鉴于条款”中体现的合同目的将帮助对合同条款进行正确的解释。

第二，有利于保障协议各方行使法定解除权。例如 “鉴于条款”明确交易的背景和前提，违背交易前提也可能成为主张缔约过失责任、违约责任和赔偿责任的依据。

第三，有利于可得利益损失的主张。通过“鉴于条款”明确合同目的，能及时有效地确定守约方的可得利益损失，能够有效避免守约方对可得利益的举证不能，也能有效避免守约方虚构可得利益损失。[2]

定义条款

定义条款是指在合同开始时对相关术语进行解析，以避免各方对合同中的用于因理解上的分歧而产生不必要的纠纷。

对于外贸行业，最常见的定义条款应该就是各种贸易术语，例如是FOB、CIF、CIP之类的。以INCOTMERS®2020为例，之前的文章有说过，国际惯例不等于法律国际惯例并不具有法律效力，新版惯例的推出不意味着旧版本就因此而自动失效。所以，需要通过定义条款明确约定贸易术语所适用的国际贸易惯例及版本年份。

切记一定不能遗漏Incoterms的年份，遗漏年份，日后若出现争议，当事人、法官或者仲裁员会难以确定合同中适用的是Incoterms®规则中的哪一个版本。[3]

03｜外贸销售合同的基本条款

（1）品质条款

品质条款（Quality Clause）是指商品的内在素质（商品的物理性能、机械性能、化学成分和生物的特性等自然属性）和外观形态（商品的外形、色泽、款式或透明度等）的综合。

《联合国国际货物销售合同公约》规定，合同的建议“如果写明货物并召明示或暗示地规定数量和价格或规定如何确定数量和价格，即为十分确定”。可见，商品的品名品质，数量和价格，为交易中必不可少的条件。通常情况，品质条款的基本内容是所交易商品的品名、等级、标准、规格、商标或牌号等，具体需要根据商品特性进行选择，例如是采用仅文字说明，还是样品与文字说明兼用。下面举几个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

在品质条款中，常见还会有以下几个约定：

品质动机幅度｜Quality Latitude

品质动机幅度即交易双方商定，允许卖方交货的品质与合同要求的品质略有不同，只要没有超出机动幅度的范围，买方就无权拒收。一般有两种约定方法：

一是约定一定的差异范围（例如：长度在xx-xx之间）；

二是约定一定的上下极限（含水量最高在5%；XX含量最少为60%）

品质公差｜Quality Tolerance

品质公差是指工业制成品的质量指标在国际性工商组织所规定的或各国同行业所公认的合理误差范围。即使合同没有规定，只要交货品质在公差范围内，也不能算作违约。

但是，为了合同的准确度避免引起争议，合同中如果约定品质公差应当作出明确约定，例如：“允许尺码或重量允许有土(3% ~5% )的合理公差”

品质增减价条款

品质增减价条款（Quality increase/decrease clause）依附于品质条款，是卖方交付货物的品质与合同中品质条款的要求出现差异时，对货物价格所做相应调整方面的规定。根据国内的外贸合约时间，品质增减价条款主要有2种订法：

第一，对机动幅度内的品质差异，可按交货实际品质规定予以增价或减价。

例如：在我国农产品出口合同中规定:“水分每增减1%， 则合同价格减增1%;不完善粒每增减1%， 则合同价格减增0.5% ;含油量每增减1% ， 则合同价格增减1.5%。如增减幅度不到1%者，可按比例计算。

第二，只对品质低于合同规定者扣价。在品质机动幅度范围内，交货品质低于合同规定者扣价，而高于合同规定者却不增加价格。为了更有效地约束卖方按规定的品质交货，还可规定不同的扣价办法。

例如：在机动幅度范围内，交货品质低于合同规定1%，扣价1%;低于合同规定1%以上者,则提高扣价比例。

（2）数量条款

商品的数量是国际货物买卖合同中不可缺少的主要条件之一。按照某些国家的法律规定，卖方交货数量必须与合同规定相符，否则，买方有权提出索赔，甚至拒收货物。而《联合国国际货物销售合同公约》也规定，按约定的数量交付货物是卖方的一项基本义务。

数量条款（Quantity Clause）的基本内容包括：规定交货的数量和使用的计量单位。如果是按重量计算的货物，还要规定计算重量的方法，如毛重、净重、以毛作净、公量等。

图片来源：Hailey的出海经验谈

（3）包装条款

包装条款（Packing Clause）主要包括：商品包装的方式、材料、包装费用负担、运输标志、包装的文字说明、等内容。包装条款上面的细节任何一点都不能忽视。运输包装上的标志，按其用途可分为三种：

运输标志

运输标志又称唛头（Shipping Marks），它通常是由一个简单的几何图形和一些字母、数字及简单的文字组成，其作用在于使货物在装卸、运输、保管过程中容易被有关人员识别，以防错发错运。

其主要内容包括：

①收货人代号；

②发货人代号；

③目的港（地）名称；

④件数、批号。

此外，有的运输标志还包括原产地、合同号、许可证号和体积与重量等内容。运输标志的内容繁简不一，一般由买卖双方根据商品特点和实际情况具体要求商定。举个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

指示性标志

指示性标志是提示人们在装卸、运输和保管过程中需要注意的事项，一般都是以简单、醒目的图形和文字在包装上标出，所以也有人称其为注意标志。

警告性标志

警告性标志又称危险货物包装标志。凡运输包装内装有爆炸品、易燃物品、有毒物品、腐蚀物品、氧化剂和放射性物资等危险货物时，都必须在运输包装上标明用于各种危险品的标志，以示警告，便于装卸、运输和保管人员按货物特性采取相应的防护措施，以保护物资和人身的安全。

额外注意：包装费用

包装费用通常是包括在货价之中，不另计收。但如果买方对包装有非常规要求，除非事先明确包装费用包含在货价内，其超出的包装费用原则上应由买方负担，并应在合同中具体规定负担的费用和支付方法。

（4）价格条款

价格条款（Price Clause）是由单价（Unit Price）和总值（Amount）组成。其中单价包括计量单位、单位价格金额、计价货币、价格术语四项内容。

再次明确价格术语

在一开始的“定义条款”中，即使已经明确合同使用的是Incoterms®2020版本的价格术语，但是在价格条款里面，也需要再次重新与明确具体是采用哪一个价格术语例如：

CIF Shanghai Incoterms®2020；

或是DAP No123，ABC Street, Importland Incoterms®2020

并尽可能明确地指明港口、地方或地点的具体地理位置。根据不同的价格术语，需要列出不同的信息，一般包括：

①装运时限（Time of Shipment）

②装运口岸(Port of Loading)

③目的口岸(Port of Destination)

④保险（Insurance）

⑤单据（Documents）

⑥装运通知（Shipping Advice）

⑦商品检验 (Inspection)

（5）支付条款（Terms of Payment）

在国际贸易合同中支付条款是对支付货款的货币、金额、方式、支付时间等的规定，他是合同中必不可缺的一部分。国际贸易的主要支付方式有汇款、托收和信用证（L/C）三种方式，因此国际贸易合同的支付条款一般应具体为汇付条款、托收条款和信用证条款。

汇付

汇付的方式比较多，比较多企业会使用电汇（T/T）；当约定使用电汇（T/T）方式时，应当在合同中明确约定汇付的时间、具体汇付的方式和汇付的具体币种与金额。举两个例子:

图片来源：Hailey的出海经验谈

托收

托收是指出口商（卖方）委托出口地银行通过它的海外联行，向外国进口商收取货款。托收一般分为D/P付款交单与D/A承兑交单。在使用托收方式时，应在买卖合同中明确规定交单条件、方式和买方的付款或承兑责任以及付款期限等信息。再举个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

信用证（L/C）

信用证的分类较多，使用也相对复杂，如果需要采用信用证（L/C）方式付款，需要在合同中合同中明确受益人、开证行、开证时间、信用证的种类、金额、有效期和到期地点等方面的内容。

并且注意合同中是否存在重叠性条款，例如：

信用证付款中要求交单付款，单据中包含验收证书。同时另一方面又要求验货后才签收。这两个条款就属于重叠性条款，是相互矛盾的，没有买方验收卖方就没法交单，卖方没法交单买方就没法提货，卖方不能提货就无法安排验收。

另外还可以参考《跟单信用证统一惯例》（目前最新版本是UCP600），相比旧版本UCP500更准确、清晰、容易掌握。

大家需要知道的一点是，不同银行对开证方与收证方的条件和要求有所不同，若准备以信用证作为支付方式，需要提前做好周全准备。

除了支付方式需要留意，部分合同中会在支付条款上附加条件。例如附带一定标准的验收条件，要求验收符合规定后才能安排付余款。这时候，如果买方持续拖延验收，意味着卖方一直无法收到尾款，质保责任也在一直延长。

如果合同中有类似附加的支付条款，作为卖方，当买方要求支付货款（尾款）前附带一定验收条件，买方就需要规定“最长检验期限”，或者质保期在交货后XX天将终止，否则视为验收合格，以保障卖方权益。

（6）违约条款（Breach Clause）

一份正式的合同中，违约条款是约束合同双方的一大重要条款。特别是在外贸合同中，双方规定违约责任更有利于保障交易安全；违约条款一般包含“索赔条款”和“罚金条款”。

索赔条款

索赔条款是当一方违约，对方有权提出索赔。违约这是索赔的基本前提。此外还包括索赔依据、索赔期限等。

索赔依据主要规定索赔必备的证据及出证机构。但如果提供的证据不充足、不齐全、不清楚，或出证机构未经对方同意，均可能遭到对方拒赔。所以订立索赔条款时，尽可能详尽清晰细致。简单举个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

罚金条款

罚金条款主要内容是规定罚金或违约金的数额以补偿对方的损失。需要注意的是：罚金的支付并不解除违约方继续履行的义务，因此，违约方支付罚金外，仍应履行合同义务，如因故不能履约，则另一方在收受罚金之外，仍有权索赔。

另外，因为国内属于大陆法系，与美国、英国、澳洲、新加坡等英美法系国家不同，英美法系是不承认对于带有惩罚性的罚金，只承认损害赔偿。所以在与英美法系国家进行贸易时，需要注意约定罚金的合法性与合理性，罚金条款通常用于大宗商品或成套设备的合同中。

（7）不可抗力条款

不可抗力条款（Force Majeure Clause），所谓“不可抗力”是一个法律专业术语，《民法典》将不可抗力解析为“是不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”可以通俗地理解为是一种不能预见、不可避免、不能克服的自然、社会现象之类的客观情况。包括但不限于：天灾人祸、战争、政府政策等。

合同中一方当事人因为不可抗力原因不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或者全部免除责任，而且它方当事人不得据此要求损害赔偿，这属于一个“免责条款”。

但需要注意的一点：当出现不可抗力的客观情况导致无法履行合同的，应当及时通知合同向对方，尽可能减轻给对方带来的损失，并且在合理期限内提供证明。再来一个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

需要注意的一点！

很多人将货物价格短期大幅度提升（或降低）或者是汇率大幅度变动也当成是“不可抗力”这是错误的认识。

对于这种在合同订立后，合同的基础条件发生了无法预见又不属于商业风险的重大变化（例如是货物价格暴升暴跌，超出商业风险范畴；）继续履行对于合同当事人一方明显不公平的情形属于“情事变更”(国外称之为：艰难情形（Hardship）。

所谓“情事变更”，意思是：虽然仍然可以按合同约定履行，但是已经不寻找任何经济意义。如果出现上述情况，参照《民法典》中的规定：

受不利影响的当事人可以与对方重新协商；在合理期限内协商不成的，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构变更或者解除合同。人民法院或者仲裁机构应当结合案件的实际情况，根据公平原则变更或者解除合同。

出现“情事变更”情形，并不一定导致合同自然解除，而是需要重新协商或者协商不成的走诉讼或者仲裁程序。

（8）合同的解除条款

并不是所有合同都需要设置合同的解除条款（Termination of the contract）。是否需要设置解除条款，可以根据合同标的额的大小、合同各方法律关系的复杂程度、合同期限的长短、利益因素等进行综合考量。

合同解除分为法定解除和约定解除，所谓约定解除即合同双方当事人可以约定一方解除合同的条件，当解除合同的条件成就时，解除权人即可解除合同。所以在拟定或者审查合同的解除条款时，应当注重条款的细节，是否有严重不利于己方利益的条款或者是这个条款的设置是否具备可操作性。

另外：合同解除后，违约金条款仍然具有法律效力，违约责任并不因为合同的解除而归于灭失。不过如果约定的违约金过高的，特别是已经明显高于损失金额的，法院可以根据实际情况予以调整。

（9）争议解决条款

虽然没有人希望合同履行期间产生争议，但是争议条款作为一个保底条款，尽量不要忽略。这是在合同商谈期间与合同起草期间就需要考虑和清晰的问题。解决争议的方式一般有四种：协商（negotiation）、调解（mediation）、仲裁（arbitration）和诉讼（litigation）。

在实务中，针对商事合同特别是涉外商事合同，仲裁是一个相对便利快捷和具备执行力的一个争议解决方式。在争议条款的约定中，可以对仲裁的条款表述得非常细致，以保证一方利益，例如：仲裁员的人数、仲裁地（国家/城市）、仲裁的语言、仲裁庭的组成、仲裁员的资格、费用承担、仲裁裁决的形式和效力。

（10）通知条款（Notice and Delivery）

通知条款比较容易被忽略，被忽略的多数原因是不少人都觉得相关资料已经在合同主体资料表述的时候有清楚的认识。不过，通知条款在关键时候会起到重要作用，特别是涉外的商事合同。涉外的合同由于识用不同地方的法律，各个国家/地区对于送达的有效条件都各有不同，因此在涉外合同中（无论是不是外贸合同）都是不可或缺的一环。再来举今天最后一个例子：

图片来源：Hailey的出海经验谈

以上就是一份比较完整细致的外贸销售合同中所涉及到的要点与条款，虽然目前大多企业的合同起草与审查都属由专门的法务或者是法律顾问完成。

不过作为外贸企业的业务员或者是管理者，对合同的基本要素与重要条款还是需要有基础的认识，毕竟多一个double check也能更有效帮助公司更有效规避风险。

文章参考资料：[1] 《涉外技能分享——解读英文合同鉴于条款》-杨阳_华中科技大学法律硕士[2]《并购协议“鉴于条款”的法律效力及起草注意要点》-尧先恒-君泽君律师事务所[3] 《国际贸易术语解析通则2020》

（来源：Hailey的出海经验谈）

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