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外贸人复工第一步:如何写一封漂亮的复工邮件?

不少外贸企业已相继复工,除了要继续做好防疫安全工作之外,别忘记通过邮件正式通知客户,你们已经复工。那么针对不同的客户,该如何写这封复工邮件呢?

外贸人复工第一步:如何写一封漂亮的复工邮件?

不少外贸企业已相继复工,除了要继续做好防疫安全工作之外,别忘记通过邮件正式通知客户,你们已经复工。那么针对不同的客户,该如何写这封复工邮件呢?以下是分析参考:

01、针对“已付款,等出货”的邮件

针对"紧急要货"的客户:

分析:紧急要货的客户,肯定希望你的邮件不仅仅只是通知他复工这么简单。他需要的是,什么时候能发货。

我们要做的:联系工厂、联系采购确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及什么时候出货。当然,因为疫情的影响,我们也不会获得一个准确的信息,所以我们要给自己和工厂预留一些应急时间。

例如工厂回复说:我们已经复工了,但是货物积累很多,生产工作到岗又不及时,所以交货期要到2月底。这时候,我们就要预估,2月底时,疫情情况是如何了,工厂情况又是如何了,然后给客户多报个15天的交期,也就是跟客户说明要3月中旬才能交货。

具体回复参考

Dear XX:

Hope everything goes well.(希望你一切都好)Our factory has restarted producing, but due to the the virus,our delivery date will be delayed in the mid-March.(我们复工了,工厂也重启生产了,但是交期将要延迟到3月中旬,因为病毒)

It is certain that your order will be arranged first and we will try our best to shorten the delivery time.(可以肯定的是你的订单会第一个被安排,我们也会尽量缩短交期)

Please wait for good news patiently. Thank you.(请静候好消息,谢谢)

针对"不紧急但交期延长”的客户:

分析:客户虽不紧急要货,但当我们通知客户我们复工时,也需要预计一下会延迟多长时间,跟客户说明一下,让客户心里有个数,不至于让客户主动来催。

我们要做的:联系工厂、联系采购确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及目前的排单情况,从而预估出货时间。得到信息后再写复工邮件。 具体回复参考

Dear XX:

How are you?(你最近怎样)Our factory has restarted producing, but due to the virus,our delivery date will be delayed by>.(我们复工了,我们工厂也恢复生产了,但是交期可能要延迟一个月,因为病毒)

At all events,we will try best to shorten the delivery time as soon as possible.(无论如何,我们会尽力缩短交期)

We will let you know when we confirm the delivery date. You can also contact me at any time. Wish you and me good luck.(当我们确定了交期会让你知晓,你也可以随时联系我,祝你我好运)

02、针对“未付款,有意向”的邮件

针对"欲付款”的客户:

分析:有些客户,年前已经谈得差不多了,就差付款了,马上要安排付款的,我们的邮件又该怎么表达? 我们要做的:告知客户目前的情况,建议客户先不付款或者先付定金。 具体回复参考

Dear XX:

I'm so glad to inform you that we are back to work, but our progress will be slow because of the virus.(很高兴通知你我们复工了,但是我们的进度会进行缓慢,因为病毒) At present,all our orders will take longer time to deliver, maybe you can postpone the payment  or pay a deposit ?(目前,我们所有的订单将需要更长时间才能交货,你或许可以 推迟付款或者先付定金) If you have other ideas, please let us know and we are willing to cooperate, thank you for understanding.(如果你有其他想法,我们愿意配合,感谢理解)

针对"年前有意向”的客户:

分析:之前的分享中我有说到,年前有意向的客户也需要主动沟通,推进订单谈判,所以在写复工邮件时,我们要问问客户是否还有合作意向。

我们要做的:查看一下之前的沟通记录,客户的进展到了哪一步。然后接下来继续进行。

具体回复参考

Dear XX:

I'm Lica from ABC company. I remember you said that after we came back from the holiday, you would import XX model products. Has your plan changed?(我是来自ABC公司的Lica,我记得您说过我们复工后,您会进口XX型号的产品,不知道现在计划有变吗)

So glad to tell you that we start to work today. I think you may have heard of the virus, but it doesn't affect our communication. So if you need my help, please feel free to tell me.(很高兴通知您我们今天开始工作了 ,你可能听说了病毒,但这不影响我们的沟通,所以,如果有需要我帮助的,请尽管提出)

Glad to serve for you, my friend.(很高兴为你服务,我的朋友)

03、针对“其他潜在客户”的邮件

如果说上面给已付款或有意向的客户发的复工邮件是跟进邮件,那么给潜在客户发的复工邮件属于开发邮件,也就是“开发信”。

我想发邮件告知客户我已经复工了,同时又想推销自己的产品,这样的邮件要怎么写才好呢?

分析:受疫情影响,能保证交货期是最大的优势,如果你们工厂有这个优势,或者你们有库存,那你们的机会就来了。

具体回复参考

Hello XX:

Good day! I'm Lica from ABC company and glad to tell you that we have XX in stock. Please let me know as soon as possible if you need, thank you.(我是来自ABC公司的 Lica,很高兴告诉你我们XX型号的产品库存有货,如果你需要请尽快告诉我,谢谢)

For more details of our information and products, please check the attachment /or check my second email. 关于我们的信息和产品的细节,请查看附件/或者查看我的第二封邮件)

If you have any doubt , welcome to consult us ,thank you.(任何疑问 ,欢迎咨询,谢谢)

有了以上邮件模板,外贸人可以轻松的给客户发送一封漂亮的复工邮件。

有时候只要比别人多做一步,客户和订单就是你的。(来源:外贸SOHO圈)

以上内容属作者个人观点,不代表雨果网立场!如有侵权,请联系我们。

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