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2025-01-26 17:27
在美国有雇员的卖家，多多少少都会对美国复杂的薪资税和纷繁复杂的税表感到头疼过：
每个季度需要报告，且每个州自己的报告截止日期可能也会不一样；
员工如果有搬迁、增减人口等情况，还要及时更新在公司处留档的W-4表，等等。
因工资单的不合规而产生的天价罚单屡见不鲜，卖家要提高警惕。
这5大常见错误，注意避开
只是工资单上的一个微小错误，就可能会给公司带来高昂的代价。
因此，对于不熟悉美国薪资税规定的卖家，以及手动制作工资单的公司而言，一定要再三留意。
常见错误1：遗漏员工信息
手动处理工资单时，非常容易犯的错误之一，就是把员工的一部分信息遗漏了。
像是员工全名、员工的社会安全号码SSN、家庭住址等，都是容易输错或遗漏的。
为了避免出现类似的错误，建议公司定期询问员工的情况，并保持所有必要信息都是最新、最准确的状态。
常见错误2：算错加班工资
每个州的工资基数不同，加班工资也可能会不一样。
因此，了解并遵守公司所在州的就业法规，是非常重要的。
同时，公司还有义务准确记录员工的真实工时，以正确计算员工的工资情况。
常见错误3：扣错预扣
预扣税出错，可能是因为计算错误，也可能是员工给公司的W-4表没有及时进行更新。
扣错预扣税不仅会给员工带来麻烦，还可能会给公司带来不必要的罚款。
常见错误4：没有记录到员工情况的变化
像是某位员工升职加薪、工作时间变化，又或是休产假/陪产假等，在制作工资单时经常会被忽视。
为了避免出现此错误，公司有必要建立明确的行政流程，来记录和更新这些变化。
常见错误5：觉得定时审查工资单不重要
在航空业，有一条著名的「海恩法则」：
每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故、300起未遂先兆以及1000起事故隐患。
这条法则，在工资单上也是同理。
在收到联邦或州政府的巨额罚单前，公司可能已经很长时间没有进行过工资单审查了。
为了避免「小事故」演变成「大问题」，定期进行工资单的内部审查是非常有必要的。
如何审查工资单？要审查哪些方面？
在正式开始审查工资单之前，公司内部要先定好一个小目标：
是为了更准确的薪资数据，还是为了实现流程上的优化？
不过，无论目标如何，审查工资单的流程都不会有太大变化。
第一步，收集文件。
根据公司现有情况，收集工资记录、时间表、工资单、纳税申报表、员工合同，以及其他相关文件。
第二步，正式开始审查。
在正式进行内部审查时，主要是审查以下几个方面——
公司政策和程序是否符合相关法律法规？
员工信息是否准确？是否有已离职但信息仍未删除的员工？
员工的收入和扣除额是否准确无误？奖金、佣金、带薪假期、小费等，是否有记录在工资单内？
公司内部是否有任何异常交易？如某位员工要求报销差旅费，但其职位通常不需要出差。
员工的薪资税是否缴纳正确？有无少缴或漏缴的情况？
员工参与的福利计划，公司是否有准确地进行计算、缴费和扣除？
若在审查过程中发现有不合规、有差异，或是流程上有可改进的地方，记得及时进行记录。
第三步，和员工进行面谈。
在公司规模不大的情况下，有条件的话尽可能和员工进行沟通，由他们本人二次确认工资单是准确无误的。
在审查完毕后，针对暴露出的问题，公司需要尽快「堵住漏洞」，来防止更多的错误和欺诈行为。
（来源：艾凡咨询公众号）
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