工作流自动化在外贸企业中的应用

我们通常会使用软件来让工作更轻松——软件应帮助我们更快地完成工作。就像使用软件工具的企业和人一样，软件工具也一样有自己的问题：某些环节需要一些人工干预——大多数是需要手动数据输入，这就降低了效率。但有了工作流自动化，就不必再这么麻烦了。

工作流自动化是指在您使用的应用程序内简化和自动化一系列任务的行为。工作流自动化让您可以根据业务需求开发流程，而不是根据所使用的工具来创建流程。最大的好处是：一切都是自动化的。

·什么是工作流自动化？

工作流自动化是简化和自动化软件中一系列可重复任务的过程，它超越了一次性任务，例如将电子邮件保存到待办事项列表中。

为了更好地解释工作流自动化，我们分解一下什么是自动化与工作流。

·什么是自动化？

自动化就是设置某些东西自动运行。任何自动化的核心都可以归结为一个简单的命令：WHEN 和 DO。“当发生这种情况时，就执行该操作。”即使最复杂的自动化也可以分解为这个简单的命令。

·什么是工作流？

工作流是应用程序中可重复的一组步骤，用于完成流程。但工作流和流程是不是一回事呢？

将流程视为需要做的“事情”。例如，您的企业可能有一个流程，用于在达成交易或提案后向客户开具账单。需要创建发票，将其发送给客户，并在开始前让客户签署并付款。

要完成此过程，就需要一个工作流。将工作流视为将“如何”执行此操作——使流程运行所需的具体步骤。例如，您需要在 QuickBooks 中创建发票，将其上传到 DocuSign，通过电子邮件将其发送给客户进行签名，然后通过 Stripe 发送后续邮件以收取付款。

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·工作流自动化示例

工作流自动化将使您能够为保持正常运行的业务流程而创建自主操作的工作流。例如管理发票、收集潜在客户、发送营销电子邮件等等。

可以实现自动化的示例：

1.在一张电子表格中跟踪跨社交媒体渠道和网站的品牌提及情况。

2.跟进合格的线索以安排咨询。

3.从电子邮件通讯列表中删除退回的订阅者。

4.创建项目中已完成任务的每周报告。

5.邀请客户在购买产品后留下评论。

6.在交易完成后收集发票签名。

这些只是涉及多个步骤（且通常涉及多个团队）的关键业务流程的几个示例。

·为什么要投资工作流自动化？

为企业设置任何流程都是一项复杂的工作，设置这些系统自行运行的想法可能会让人感到有很大挑战,但是，投资工作流自动化有很多优势：

1.工作流自动化可帮助您节省时间。66% 的中小型企业知识型员工表示，工作中的自动化使他们能够专注于更具创造性的任务和项目。

2.工作流自动化减少了数据错误。34% 的受访知识型员工表示，实现自动化数据输入可以减少错误。

3.工作流自动化使企业得以扩大规模。88% 的小企业主表示，自动化使他们能够与更强大的对手竞争。工作流自动化帮助他们加快行动速度，更快地完成销售，减少在繁琐工作上花费的时间并提供更好的客户服务。

·谁可以从工作流自动化中受益

无论您身处哪个行业，都可以从工作流自动化中受益。如果是使用应用程序或软件来工作，那么采用工作流自动化将会非常合适。

以下是不同工作角色如何从工作流自动化中受益的一些示例：

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·营销运营

营销运营人员负责管理各种营销活动的幕后工作：潜在客户管理和评分、数据收集、轨迹跟踪等等。由于需要管理的内容如此之多，营销人员往往是工作流自动化的高级用户也就不足为奇了。

工作流自动化使营销运营团队能够在数据错误产生负面影响之前发现并清理它们，这样他们就可以专注于最擅长的事情——解决问题。

营销运营专业人员如何使用工作流自动化：

1.潜在客户管理：简化潜在客户收集、对潜在客户进行分类，然后将他们引导到适当的位置是这项工作的关键部分。自动化可确保潜在客户信息清晰，并可用于开展营销活动。

2.细分订阅者：工作流自动化可以在订阅者进入时对其进行细分，确保您将向合适的受众传递正确信息。

3.清理数据：数据错误和格式问题可能会导致后续出现大麻烦。自动化可以帮助您尽早发现错误，甚至无需人工干预即可清理数据。

·社交媒体管理员

社交媒体营销对任何企业来说都是至关重要的。社交媒体管理员不仅是品牌的代言人，他们还会跟踪客户的感受以及与企业的互动。由于职业需要，他们通常会“永远在线”。

工作流自动化使社交媒体管理员能够跟上趋势、跟踪客户情绪并创建内容，避免让自己精疲力竭。

社交媒体管理员如何使用工作流自动化：

1.跟踪品牌提及：尽管社交媒体管理员看起来可以同时出现在任何地方，但实际上他们不可能做到这一点。工作流自动化可以帮助追踪网络上的讨论。

2.跨平台共享内容：不同的平台需要不同的策略，但这并不意味着跨网络共享必须手动进行。工作流自动化可以加快发布过程。

3.策划帖子内容：社交媒体管理员擅长重新利用内容。自动化工作流可以将想法集中到一处，以便快速创建内容。

4.记录帖子：社交媒体管理员需要报告帖子的表现，以向利益相关者证明其工作的价值。回顾过去的帖子也有助于识别能够引起粉丝共鸣的内容。通过自动化，社交媒体管理员可以将更多时间用于分析结果，而无需花费大量时间制作电子表格。

·销售

销售是一项高风险、高压力的职业，涉及很多环节。一旦有潜在客户，销售人员就要将潜在客户转变为付费客户。当他们不花时间与潜在客户沟通时，就可能会使用到 CRM（客户关系管理）工具，这是另一个需要管理的难题。

工作流自动化可以处理销售渠道中繁琐的部分，从而让销售人员可以专注于面对面的互动。

销售人员如何使用工作流自动化：

1.跟进潜在客户：当潜在客户表示出兴趣时，第一次接触至关重要。当需要处理多个潜在客户时，自动化可以确保您不会忘记与谁联系——它会为您完成这项工作。

2.安排演示和咨询：虽然与客户或潜在客户进行面对面交流对业务至关重要，但为安排会议时间而讨价还价是很痛苦的。通过使用日程安排软件和自动化工具，销售人员可以将注意力集中在更重要的事情上。

3.跟踪和更新销售渠道：CRM 是你的真相来源，因此任何重大的交易变更都需要被记录下来。工作流自动化可以在特定事件发生时自动更新交易状态，确保销售渠道是最新且准确的。

4.更新和管理联系人：对于专业的销售人员来说，当他们将新获得的客户交给下一个团队时，记录客户互动的日常细节是必要的。工作流自动化可以在不中断工作流程的情况下捕获关键细节。

·会计

您能想象没有会计的企业如何运作吗？随着企业的发展和规模扩大，详细记录资金的流入和流出就变得更加重要。工作流自动化可帮助会计师跟踪资金并减少数据错误。

会计师如何使用工作流自动化：

1.开发票：开发票的工作会一直持续下去，因此成为了工作流自动化的理想候选对象。

2.客户开户：如果没有注意到细节，从接收付款到客户开户的交接过程可能会很混乱。自动化可以捕捉重要信息，使交接过程无缝对接。

3.填写报销单：填写报销单：处理人际关系和数据录入可能会让人头痛不已。工作流自动化可以解决报销过程中最令人厌烦的部分。

4.更新 CRM 工具的付款状态：会计团队有一项艰巨的任务，即在多个位置（从数据库到 CRM）保持财务数据的更新。自动化可以让财务信息全面更新。

5.收集签名：及时得到签名就像按时收到付款一样难以捉摸。工作流自动化可以解决收集签名时最烦恼的问题。

·电子商务

高效的流程对于网上商店来说更为重要。因为如果它们不存在，客户便会注意到。丢失了快递单号？找不到订单更新？糟糕的流程会导致糟糕的客户体验，从而导致差评。

工作流自动化可帮助电子商务商店管理购买体验，从橱窗购物到购买、运输等等。

电子商务人员如何使用工作流自动化：

1.订单履行：这是您希望顺利完成的过程，但有时会在包装、创建标签和订单表格方面犯错误。您可以使用工作流自动化将电子商务平台连接到配送应用程序和运输工具，以加快流程并提高准确性。

2.跟踪销售：跟踪销售不仅仅是为了会计和库存目的。了解谁在购买什么可以帮助您开发新产品，并相应地定位营销目标。工作流自动化可以将您的电子商务网站连接到CRM、营销渠道以及会计软件。

3.将客户添加到邮件列表：通过将客户添加到邮件列表中，在首次购买后留住他们。您可以使用工作流自动化将电子商务平台连接到电子邮件营销平台，以确保客户始终了解最新动态。

4.付款失败通知：工作流自动化还可以监控哪些环节出了问题。您可以将电子商务和支付处理平台与其他通信工具连接起来，自动设置付款失败或订单取消的通知。

5.邀请客户留下评论：消费者在购买前进行自己的研究比以往任何时候都更容易。评论是影响销售成败的社会证明。工作流自动化可以简化审查、收集和跟踪反馈的过程。

·项目管理

项目管理者负责确保关键业务项目不脱轨，协调人员和任务，确保项目计划在预算之内按时完成。

工作流自动化可帮助项目管理者委派任务、洞察情况并跟踪进度，这样他们就可以专注于执行。

项目管理者如何使用工作流自动化：

1.创建报告：项目管理者要对项目的进展情况负责。由于项目管理工具已经是事实的来源，工作流自动化可以帮助创建项目进度报告，并将其发送给涉众。

2.分配任务：一个成功的项目是团队努力的结果，因此项目管理者经常与项目组沟通并将任务委派给他们。不过，任务可能有多种来源。自动化可以帮助项目管理者减少处理待办事项的时间。

3.截止日期提醒：项目管理者不仅管理流程，还管理人员——但权力有限。他们可以自动进行提醒，这样就不必再不断催促项目成员。

4.跟踪时间：项目管理者负责管理项目范围并按时交付。他们通常不会依赖猜测，而是通过时间跟踪来更好地了解时间表。工作流自动化无需依赖个人来准确跟踪时间，而是可以通过减少人为错误来挽救局面。

·工作流自动化：增长的秘诀

工作流自动化并不仅仅适用于精通技术的人。任何人都可以从您每天使用的应用程序内简化和自动化任务中受益。借助工作流自动化，您可以节省手动任务的时间，更好地了解业务，并在不使自己疲惫的情况下扩展可以完成的业务。

（来源：小亿）

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