货发出去了，你以为终于能喘口气。结果一转头：

物流信息还没补齐，问了三个人才知道卡在哪个环节；

预计到仓时间早过了，后台状态一动不动；

发出 1000 件，只接收了 960 件，剩下那 40 件——到底该继续等，还是马上核查？

……

另一边，仓库里还有一批货安安静静躺着。你忙着看销量、做投放，等回过头来，这批库存已经放了小半年。

这些事情单独拎出来，其实都不复杂。真正难的是：店铺多、货件多、SKU 多，每天要反复检查跟进，还得记住哪件事没解决、跟到了哪一步。

怎么办？可以把这份“盯梢的活”交给 AI。下面从货件进度、数量差异、库龄风险三个场景出发，讲讲怎么用库存数据接口与 AI，搭一套能自动跑的日常库存检查流程，帮助掌握店铺库存动态。

开跑之前，先备齐 6 样东西

图片来源：接入步骤

其次，需要准备好库存相关的 5 类关键信息，让 AI 知道该查什么、该怎么查。

图片来源：自制表格

其中，手工信息怎么给 AI？简单的方式，是在对话里按“货件编号 + 物流单号 + 物流新反馈 + 预计到仓时间”逐行贴给它，或者直接从表格里复制一段丢过去，不用专门做系统对接。

提示：暂时拿不到的，就先标“待确认”，别为了流程好看去估一个数字。AI 拿到假数据，后面的判断会全废。

做完你会得到：一张知道“哪项已有、哪项待补”的清单，以及一个随手能贴给 AI 的手工信息区。

准备好后，就可以一步一步配置库存自动巡检与预警流程了。

第一步｜让 AI 先把数据摸清楚

请通过库存数据接口，检查我[指定店铺站点]的货件与库存相关数据。先列出当前可获取的字段、统计时间和缺失信息，暂时不要做异常判断。涉及头程物流、预计到仓时间、负责人等补充信息，请告诉我需要提供什么。

做完你会得到：一份字段清单 + 一份“缺什么、还要你补什么”的说明。

这时候回头再看前面的准备表，就可以把手里需要补的物流记录、预计到仓时间等信息贴进去，发给 AI。数据够了，后面的提醒才有依据。

第二步｜把规则说清楚，一条指令搞定

图片来源：自制表格

此时，就可以这样发指令给 AI：

指令 2｜定规则（把[]里的内容换成你的实际需求信息）

请在[店铺/站点]范围内，按以下规则检查货件与库存：

① 提醒条件：缺少物流单号超过[X]天、连续[X]天无有效物流反馈、超过预计到仓时间未确认到仓、库龄进入[90—180天]或[超过180天]区间；

② 检查频率：[货件每日一次，库存每周一次]；

③ 输出要求：每条事项给出处理对象、触发原因、数据依据、下一步动作、负责人、下次跟进时间；

④ 数据缺失的单独列“待确认”，不要推测；无法判断时说明缺什么。

提示：规则里的天数、库龄区间都是示例阈值，得按你的运输方式、线路、实际时效来调。建议先手动跑通一次，核对数据和判断逻辑，再设成自动运行。

做完你会得到：一份按你的规则筛出来的异常事项列表。不过，内容可能还比较粗，接下来，在同一个对话里，按场景①、②、③依次追加三段指令，按场景细化。

记住：指令 2 是总规则，下面三段是基于总规则按场景细化，一条条接着发，不用新开对话。

场景 ①｜货件进度：今天该跟进哪票货

请整理指定店铺尚未完成接收的货件，建立货件跟踪表：货件编号、当前状态、创建时间、物流单号、预计到仓时间、上一次有效更新、负责人。然后筛选三类事项：

① 信息待补齐（创建后超过约定时间仍缺物流单号）；

② 进度待确认（在途超过跟进周期无新反馈）；

③ 到仓待跟进（超过预计到仓时间未确认到仓）。

输出货件编号、当前阶段、触发原因、数据依据和建议动作。缺少信息时明确列出，不推测物流状态。

这里面的数据来源一定要分清：货件基础数据由库存数据接口提供；物流商反馈、内部预计到仓时间，用前面做的准备表中贴进去的人工记录。

并且，一条有用的提醒，应该长这样：

【输出示例】

货件 A

当前阶段：在途

触发原因：超过内部预计到仓时间 2 天，缺少到仓反馈

数据依据：预计到仓 10/20，上一次有效更新 10/16

建议动作：请物流负责人今天确认实际进度并更新预计时间

负责人：待分配

下次跟进：10/23

这里还有个坑要注意：数据同步时间，不等于物流节点发生变化的时间。没有可靠节点记录时，AI 该标“缺少信息，需要确认”，不能直接判定货件停滞。

做完你会得到：一张货件跟踪表 + 一份带具体动作的跟进清单。每天打开就能直接照着打电话、发消息，跟进对应货件进度。

场景 ②｜数量差异：要不要查、要不要索赔

请检查指定货件[×××××]的数量差异，按货件编号和 SKU 列出发出数量、接收数量、差额及当前状态。结合历史记录，把差异分成三类：继续观察（仍在接收中、数量持续变化）、需要核查（差异持续存在或状态待人工确认）、准备调查或索赔资料（确需进一步处理）。

另外单独列出“已接收但未转为可售”的情况，不要和差额混在同一张表里。不要把接收中的差额直接判断为丢件；无法确认的申请条件和时间要求，列为待人工核实项。

比如：某货件发出 1000 件、接收 960 件，差额 40 件。看到这个数，你真正要问的是四件事：

1. 货件是否仍在接收中？
2. 接收数量近期是否还在增加？
3. 是否存在拆分接收或其他待核实记录？
4. 是否已经满足进一步申请调查的条件？

AI 的任务就是把这些问题摆清楚，帮你决定下一步，而不是替你下结论。申请条件、时间窗口、凭证要求，以对应站点后台的规则为准，不能只凭差额就说“一定能赔”。

做完你会得到：一张差额表 + 三类待办分组。如果想持续跟进，可以再让 AI 加四列：已提交资料、近期反馈、下一步动作、下次检查日期。

场景 ③｜库龄预警：放了多久，还能卖多久

请检查指定店铺[××××××]的库存，重点关注 90—180 天和超过 180 天的库存。

以实际可获取的库龄区间为准，结合库存数量、近 30 天销量及可用的利润数据，整理处理优先级，并把商品分成“优先处理”“提前干预”“持续观察”三类，分别说明原因。

说明排序依据、建议动作和缺失信息。无法取得对应库龄段的准确数量时，不要自行拆分；不要只按库龄建议统一让利。

做完你会得到：一份分了三档的库存处理清单，每档都带处理建议——比如：先核查是不是限制了补货、评估促销空间，或者补齐利润数据后再定清货方案。

第三步｜合并成一张清单，再让它每天自己跑

1. 先合并：让 AI 自己拼，不用手动抄

请把本次货件进度、数量差异、库龄预警三部分的结果，合并成一份“今日待处理清单”，按处理优先级排序。

每条保留六项：处理对象、触发原因、数据依据、下一步动作、负责人、下次跟进时间。

同一事项没有新变化就合并成一条并注明“无变化”；出现新风险、超过跟进时间或需要升级处理时，单独重点提醒。负责人未提供的标“待分配”，不要自行指定。

图片来源：自制表格

2. 再设定时：让清单自己送到你面前

如果取数失败或数据不完整，请提示“检查未完成”，并列出受影响的范围，不要输出“没有异常”。

这样你才分得清：是“确实没问题”，还是“这次压根没查到数据”。

做完你会得到：一份每天固定时间送到你面前的待处理清单，以及判断“这次结果可不可信”的依据。

附：人机分工与口径速查

图片来源：自制表格

口径速查：

图片来源：自制表格

从一个场景开始，把日常检查跑起来

封面来源/图虫创意

（来源：小U跨境实操）