料神Sam：外贸业务员怎样提高工作效率？（上）

和一个同学聊天，她向我诉说她现在的工作状态：

上班时经常都是东一榔头西一棒槌，感觉每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研究客户。

我想这种情况的确存在于一些业务员身上。那么我就谨以此文给这些朋友一些建议，希望对你们有所收获。

有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事情，就算不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平，决定了你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算（我严重睡眠不足），一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好，才能让自己向着最初的目标和方向前进？

每天下班前5分钟想一下，今天一天都完成了哪些事，没有完成哪些事。在这过程中，你是否保持着清晰的思路？

从今年六月份开始，公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新员工培训，我也给他们培训过业务开发和业务跟进。

上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句，老板说几个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还是没有多少起色，有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要他们汇报的时候，他们几个都说不出很详细的内容。

我能理解，公司的管理者，都是在意过程的同时，更看重结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的在忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢？

之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。  

我们早上是9点上班，但是我发现都10点半了，还有一些业务员在看腾讯新闻。不得不说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点新闻。而这些新闻，点了一个之后又会想点下一个。

可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意，凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。

另外，我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子，有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个复杂程序的代码！

另外，很多业务员是在被动地工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候，就感觉没事情做了。其实，事情很多，没有计划，就不知道从哪里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。

外贸业务员到底如何提高工作效率？

我们先从总体说说时间分配吧，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面略过）

一、先打开网页查看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考。

作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动向是很必要的工作。

另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。一般顶多十分钟可以完成。(比如可以在Ali 的原材料市场频道或者其他行业性资讯网站)

二、打开邮件客户端，再打开客户跟踪情况表，查看一下有哪些客户是已经有一段时间没有联系的。（我一般是按照2-3个星期左右的时间）

给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。

这么做的好处在于：

1） 和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你！

持续地联系，给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他会给你机会！

拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候，我们一接到新货代的自我推荐的电话，都是随便应付几句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更换货代。正好过了两天，接到一个打过好几次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。

邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，客户没那么多时间看！有些业务员，写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。

Dear XXX,

How are you ? I hope your everything is going well.

I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2）和已经成交客户增进关系，展示服务！

客户都喜欢有跟进意识的服务人员。

设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电话，问您使用中是否有任何问题或者不便，您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。

其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？ 邮件的内容简洁为主。

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,

XXX

3） 提醒老客户是否考虑新的订单计划

邮件内容可以同1），老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。

三、查看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成。

外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一天。

对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好几个月没有跟进。

这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。

人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。

按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。

先列清单：

每天先把要做的事情用白纸列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

给工作分类，重要不紧急的事情有：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）。重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。 紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。 既不紧急也不重要：娱乐，上网，闲聊，消遣。  

平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。  

一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户“say hello”下。每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。

每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。

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