外贸技巧：使用WORD+OUTLOOK群发邮件（图文版）

编者按：作者为浙江永康一家公司的外贸经理张兵（Nick），多年从事外贸工作。

关于使用WORD+OUTLOOK 群发的教程（图文版），需要的工具：一般Microsoft Office 2007 以上版本含有此教程需要的两个工具OUTLOOK 和WORD。（下图）

下载并安装Office 之后，在Outlook 打开之后需要绑定一个账户。建议使用gmail 邮箱，并且添加至少2 个gmail 邮箱账户。

具体如下：

把框内的内容准确填写。可以不选择“手动配置服务器类型或其他服务器类型”，outlook 会自动设置完成的。

添加账户之后，如图所示。Gmail 服务器设置如右图。

在这里，为了和自己常用的主邮箱提前关联起来，可以增加设置一点，这一点也是解决日后和客户变更联系邮箱问题的方法。

打开outlook，工具---账户设置---可以看到上图的界面，可以看到已添加的所有邮箱。点击“更改---其他设置（右下角）”，弹出界面如下：

除了第一行是默认自己添加的邮箱账户之外，“其他用户信息”下面的两处均为默认空白。

组织：可以填上自己公司的简短名字，不要用公司全称，也最好不要全称。答复电子邮件：指的是你回复邮件显示的邮箱地址，这里可以填上自己的企业邮箱，或者其他常用邮箱。完成之后，outlook 的设置基本完成。

下面是利用word 群发邮件的方法步骤。

在此之前要求业务员本身有良好的整理客户资料的习惯。Excel 表格要登记客户的详细信息。如图：

注意看红框之内的内容，后面需要对比此处内容。还有excel 下部的工作表。也特别注意红框内的工作表名称，后续对比。

在你有完善的客户列表之后，就相当于你有了一份完善的数据库。下面打开新建的word文档，来进行下一步。

打开word 文档之后，写上你要发出去的开发信。以下作为举例。

完成开发信的内容之后，点击“邮件”这一栏目。如图：

“选择收件人”下拉列表里面，点击“使用现有列表”。如图：

然后会弹出如下窗口，选择你的客户列表的文件路径，找到你的客户列表。（在此说明一点：如果你的客户列表是加密的excel 文件，那么你必须事先在打开excel 里面打开你的客户列表，不然会出现错误。）如图：

找到之后，双击你的客户列表，会出现如下窗口。

注意看名称这一列，然后对比你的客户列表里面的工作表名称，是否这就是你的所有工作表呢？选择你想联系的工作表里面的客户，选中之后，点击“确定”。比如说我选择的是“Google$”这个列表，那么会出现如下窗口。

在这里的粗线框里面，是否就是你的客户列表里面为客户信息设置的第一栏呢？这点注意到了，继续往下。

在name 这一栏里面选择你需要发邮件的客户，如果全部需要发邮件，那么就按照默认的全部选择就好。（在我的客户列表里面这一栏是name，当然你们的可能是contact person，

或者person 什么的，每个人设置的不一样，这里显示的就不一样。）另外我这里没有把全部的客户名字输入子在客户列表，如果实在找不出客户名字，可以输入Mr.或者是Mrs. ，一般还是Mr.比较好一些。

点击确定之后界面回到你的开发信上。这时候请把鼠标的光标放在你的开发信 开头的Dear 后面空一格的位置，如图:

之后，请点击“插入合并域”

点击之后，出来下拉框如图。请注意看这个下拉框，里面的所有项目是不是就是你的客户列表里面客户信息的第一栏呢？对比一下。

对比过之后，是否一个不差呢？这就对了，继续下一步。

点击过“name”之后，看看你的Dear 后面，是否像这样呢？

这就是你插入的“域”，下一步你就会明白了。

点击“预览结果”，看一下Dear 后面的变化。你的客户名字一个个的就在插入的域的位置显示出来了。这就就可以进行最后一步了。

点击“完成并合并”，在下拉框里面选择“发送电子邮件”。之后出来这样的窗口。如图:

填入你想好的邮件主题，点击确定。

Word+outlook 会自动开始邮件发送进程。

在此期间outlook 是否打开是不会影响邮件发送的，因为会自动打开outlook（前提是电脑邮件客户端默认设置是outlook）。

如果想要看发送效果，可以打开outlook 查看“发件箱”或者“已发送邮件夹”。

建议：建议每个客户工作表里面不要超过100 个客户资料，因为如果你一个gmail 账户短时间内发送太多封邮件的话，会导致gmail 邮箱暂时的被限制，导致莫名其妙的发送失败。

这也是为什么建议outlook 添加至少两个邮箱账户的原因，发送过一个客户列表之后，可以在outlook“账户设置”里面把另外一个账户“设为默认值”，然后从第二个邮箱账户发送邮件，这样以此类推。

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