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疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

“创业数年,一夜崩塌”是这次疫情下,不少跨境电商企业的真实写照。

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

“创业数年,一夜崩塌”是这次疫情下,不少跨境电商企业的真实写照。

库存大量积压、资金链断裂这两项是击倒无数中小企业、甚至大卖家的关键因素。但凡事都有两面性,疫情的冲击让跨境电商企业的短板暴露无遗,也让不少创业者、领导者深刻反思管理过程中出现的问题。比如人效、财务、库存管理,究竟该如何让这三者的作用发挥到最大值?

一、效率,人才结构如何优化,人员办公效率如何提升?

人才结构上,多少人和人力成本以及人均产出比是比较合理的?咕噜公园(以下简称“咕噜”)创始人&CEO Paco在易仓科技7周年的分享会上,给出了建议,他以其公司为例:

1、人工占比为5%-8%。这个数值是一个中间值,如果人工占比超过10%,那企业的人力成本可能会稍微偏高,除非毛利率还不错的情况下可以接受;

2、人均成本,即一年的销售额除以公司人数能达到的人均产值一般为100万~200万的区间为正常,超过300万是做得比较不错的企业,而低于100万就比较低;

3、一年的净利润在6%~10%比较合适,但不同的企业可能不太一样,比如做精品的店铺和铺货的店铺,铺货的店铺超过10%算是不错的,少于6%的偏低。

如果一家公司能达到以上的数值,说明这家公司的产能上面是比较合格的。但如果没有达到这个标准,又该如何去优化?即加强人力资源管理机制,包括优化团队、引进人才、淘汰产能不高的人员,提升整体的产能。

具体有以下几个核心点:

第一,在奈非文化手册里面,有一句话非常好——招聘成年人。什么叫“成年人”?意思不是指年满18岁,而是招聘进来的人员得有独立思考的思维、有独立解决问题的能力,懂得团队协作以及跟企业的核心价值观有认同感。如果企业有条件的情况下,需尽可能的去找到与岗位高度匹配的人选,这样才能提高整体的效能。

第二,如下表格所示,是咕噜公司在跨境电商的一个管理板块。

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

(图/直播视频截图)

在人力资源管理里面通常会遇到两个痛点:

第1个,当在发展过程中,那些跟着团队一起成长发展的同事,他的入职时间比较久,但是突然间公司要招一个新人,在同一个岗位,新人入职给的工资却比老同事给的工资还要高,这个时候一些老同事就会觉得“为什么我跟你三年了,我才拿到4000,而一个新人刚进来就给5000?”,这种情况一定是有问题的。

第2个,企业在提拔一个管理层时,经常会以入职的年限来决定谁优先提拔。这种做法会有一个很大的问题,即有的人可能真的只适合做技术岗或者运营岗,但不一定适合管理岗。可是因为不适合做管理岗,就不被提拔。那么,他的心理状态会不会有问题?如果他没问题,企业也提拔了他,最后却发现他不适合管理,真的只适合做技术或其他岗位,最终会得到一个相反的效果。

所以如上图所示,咕噜在人力资源管理方面会制作一个非常规范的人力资源薪酬体系和等级区分。假设一个老同事已经跟了公司三年,他的整体表现能够达到T4-1的标准,而新入职的同事,他以前的经历和能力综合评估的水准很好,可以给到T4-3的标准,如果后续表现得好可以继续升,表现不好就降。另一个例子,如果一个同事做技术岗非常好,可以从T1逐级升到T4,不做管理岗;而另一个适合做管理岗的可能是M1级别,那么M1和T4的级别相当,就都能拥有被公司重视的感觉。一开始就设定好的、明确的级职称就可以杜绝上述两点尴尬的场面。

如何提升效率?一是会议效率,一是目标管理效率。

会议效率,开会之前要想清楚开会的目的以及要达到的效果是怎么样的,要做好充分的准备。比如春季来了,冬季的产品要去清库存。那么在清库存前的准备工作是什么?是要把所有清库存的数据操作细节安排给对应的部门去执行,以及确定执行的责任人和执行的方式方法。而会议的负责人在开会之前需和不同部门的人去沟通、协调,最后得出一个方案之后再进行开会。开完会之后必须有一个明确的方案下来,分配给到每个人去执行。这样的会议才高效。

总结来说:1、一定要非常清楚开会的目的和前期的充分准备工作;2、开会后必须要落地,必须要有一个明确的检查时间,比如要在三天或7天后再开一次会去做复盘,在复盘当中要去跟踪。

目标管理效率,确定好清库存的目标以及方案落地后,怎么确认好目标效率?

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

(图/直播视频截图)

不管每一个板块或者任务,咕噜都是按照上图的逻辑进行。首先,每个板块都会有一个落地方案,比如清库存的目标是1个月,那么就再细化把1个月分成四个星期,每个星期的具体实操和执行的细节又不一样。但要注意,执行的第1周非常重要,得想办法去营造氛围。比如在清库存的第1个星期的第1天,Paco会要求每个同事把每一天清库存的销售额、以及清的量进行汇报,如果发现销售低或者出现其他问题就及时调配,组织一个专项的群根据每个人的反馈营造起氛围。

KPI和OKR的区别

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

(图/直播视频截图)

KPI和OKR的管理方式区别在哪里?如图,KPI更偏向于年度绩效管理,而OKR则更倾向于持续绩效管理。企业在做一个会议目标时,强调KPI更注重最后的结果,而OKR则是关注过程,监督每个阶段,反馈后再做优化职能,确保达到更好地效果,而不仅仅是追求最终的一个数字。

总结来说,KPI和OKR的区别就是,一个是更加偏向于指令和专制型的,一个是偏向于指导和民主型;KPI聚焦于结果,OKR聚焦于过程。例如卖家在执行亚马逊广告时,会关注两个数据:一是预算、Acos,二是曝光量、点击率和转化率。

二、财务,企业如何进行财务风险把控资产、现金流、预结算?

1、预结算

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

(图/直播视频截图)

如图,咕噜根据亚马逊卖家情况做的一个营销表格。例如2020年卖家的目标销售额是1000万,那么如何把目标细分到每个月?前提是否需要库存?假设货物成本占比在20%~25%,每个月可能需要有20万的可售货物在库存里面。卖家需要根据每个板块的费用标准,包括退货率、平台费用、物流成本等等去分配和设定目标。有了库存和资金,卖家第一个月就可以施行。

第2个月会有一个回款周期,大概在14~20天。每个账号的回款拿回来之后再去补货开发新产品,通常情况下亚马逊卖家的回款比例为55%左右,如果是100万的销售额就有55万的回款可以备货、开发新产品。但是如果卖家不做各个板块的费用预算,等到一定的体量就会发现没有足够的资金再做物流或其他板块的支付,而是都压在产品上面。一旦销售出现问题,无法回款,就会存在资金流断裂的风险。

因此,卖家需要很明确的知道如何进行预算管理和测算。通过预算结果再将每个板块进行优化,会得出最终的结算,即实际产生的费用,每个板块的费用占比。如果出现偏差,就可以及时进行适当的调整。假设广告的费用占比超过了10%,而实际上做精品或欧洲的卖家广告费用占比不超过5%。那么,这里面就有5%的可优化空间。

2、现金流

疫情下,跨境电商企业如何做好人效、资金和库存优化?

(图/直播视频截图)

不管是任何企业在现金流板块都是很重要的,因此亚马逊或者跨境电商企业在现金流应该把握住三个点:第一有多少应收,第二有多少应付,第三有多少结余。

应收:比如预估销售额每一天大概在10万元,那么接下来的一个月或者下一个月的会根据55%~60%区间拿到回款,卖家就知道接下来会有多少钱可以用。

应付:不断地去做好采购端、供应端的账期谈判,知道接下来还有多少费用需要支付,把这个账计算出来。

结余:把账上的现金、存款等进行对比,就可以很清楚的知道如果按照当前的发展方式去进行,剩下的资金是正数还是负数。如果剩下的资金比较多,卖家就可以加大产品开发,或者提升其他方面的效能;如果减去现金流之后剩下的钱不够,卖家可以提前做好准备:和供应链的每个板块提前沟通,进行账期的调整,如果对方不肯延长,那么可以去找有账期的供应商;或者想尽办法做好贷款、融资等一系列的储备管理。

三、库存,企业如何科学盘点库存,调整库存管理策略?

首先,在不使用ERP的情况下,卖家如何清点库存?用Excel。使用Excel时卖家要清楚补货的逻辑。

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(图/直播视频截图)

如上图所示,补货逻辑包括了(警戒天数+采购天数+运输周期)*日均销量-可售-shipped-working-预留-待入库-采购在途量-本地库存量就会得出一个结果。这里面卖家要关注几点:第一,时刻关注重点产品核心供应商的交替情况,保持持续沟通。否则一旦供应链出现问题,会导致爆款的配送方面有很大的出入;第二,关注主推核心款式,会不会突然有销量爆发,如果有可能会打乱前面的消费节奏;第三,如果在营销过程中发现连续滞销,就要研究下究竟是竞争对手的更好,还是自己的历史问题,需要去做库存清理或产品打造。

关注这三点之后,卖家还要关注一个很核心的管理,就是在精品不多的情况下,核心的产品一定要专人专项专账,数据实时更新,及时跟财务部配合做数据。与此同时,在管理的过程中,一定要把公司的产品分成不同的板块,比如重点产品、普通产品、滞销产品,重点产品得保证它一定是能盈利的,并且每天记录它的库存和周转天数。如果天数过多,就可能会出现滞销,天数过少,及有可能会出现缺货。一旦缺货,卖家就不能再发海运,而是得想办法发空运。

而在产品分布的比例上,Paco表示他们重点产品的占比为70%左右、普通产品大概在20%,滞销品10%。如此一来,哪怕滞销品全部不要,也能保证资金流的畅通。

其次,使用ERP也可以帮助卖家科学的管理,比如第一,非常清晰的知道每个SKU每天实际的利润情况;第二,不管是在第三方仓库、FBA,还是采购途中的数据都可以非常清楚的了解,掌握实时销量;第三,帮助提高不同部门、板块、同事之间的协作效率。

最后,索赔的方式。亚马逊FBA仓有时候会出现丢件的情况,当出现这种情况该如何索赔?

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(图/直播视频截图)

如图所示,卖家可以按照上面的逻辑去进行索赔。比如理论库存数值=期初数+入库—出库差异=FBA账面数—理论库存数值,最终的结果如果为负数即盘亏,正数即盘盈,出现负数即可向亚马逊进行索赔。

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